Довідка про несудимість у Польщі з апостилем і перекладом

Довідка про несудимість у Польщі коштує 30 zł у паперовій формі і 20 zł в електронній, апостиль у МЗС — ще 60 zł за документ. Паперову видають у пункті KRK при суді в день звернення, електронну чекають до 20 календарних днів. Апостиль ставлять лише на паперовий оригінал. Дані станом на вересень 2026 року.

Різниця між двома формами виглядає як десять злотих, а насправді вирішує долю документа. Електронна довідка приходить XML-файлом, і її роздруківка документом не є: подати її можна лише до польської установи, яка вміє приймати електронні документи. У посольство, до іноземного університету, роботодавцю за кордоном вона не піде нікуди.

Нижче — ціни і строки 2026 року, розбір обох форм, відповідь на головне питання «чи потрібен вам апостиль узагалі» (для половини запитів — не потрібен), а окремо те, що стосується саме громадян України: коли польської довідки замало і чи треба апостиль на українську довідку для Польщі.

Скільки коштує довідка про несудимість у Польщі у 2026 році

Держава бере за довідку 30 zł у паперовій формі і 20 zł в електронній, за апостиль — 60 zł гербового збору за кожен документ. Окрема позиція — wielojęzyczny standardowy formularz, багатомовний формуляр для країн ЄС, він коштує 17 zł. Ставки встановлені rozporządzeniem Ministra Sprawiedliwości z 18 czerwca 2014 r. w sprawie określenia wysokości opłat za wydanie informacji z Krajowego Rejestru Karnego.

Збір за довідку сплачують на рахунок Міністерства юстиції, електронними знаками через портал oplaty.ms.gov.pl або готівкою в касі суду. Усередині системи e-KRK оплата йде лише карткою через вбудований платіжний сервіс. Разом при самостійному отриманні довідки з апостилем державі йде 90 zł — 30 за документ і 60 за апостиль. Усе, що понад це, — дорога, черга і час.

Електронна чи паперова: яку довідку замовляти

Паперову — якщо документ піде кудись далі за польську державну установу. Це головна розвилка на сторінці, і помиляються на ній частіше, ніж на всьому іншому разом узятому. Електронна довідка дешевша на десять злотих і виглядає сучасніше, але за межами польських держсистем вона не працює.

Висновок одним рядком: економія в 10 zł має сенс рівно в одному випадку — коли документ лишається всередині Польщі і його подають в електронному вигляді. В усіх інших випадках паперовий оригінал обходиться дешевше, бо другий захід за документом коштує дорожче за різницю в зборі.

Довідка про несудимість онлайн: коли це працює

Онлайн-замовлення працює, якщо у вас є профіль зауфаний (profil zaufany) або кваліфікований електронний підпис і документ потрібен для польської установи. Заява подається в системі e-KRK, підписується одним із цих двох способів, оплата 20 zł проходить карткою всередині сервісу.

Далі починаються обмеження, про які на більшості сайтів не пишуть. Профіль зауфаний потребує номера PESEL, а з 1 січня 2026 року громадянин третьої країни отримує PESEL лише за особистої явки до гміни — art. 18 ust. 1a ustawy o ewidencji ludności. Отже, для частини українців онлайн-шлях закритий не через довідку, а через відсутність ключа до входу. Подробиці — на сторінці номер PESEL для іноземця.

Окремо: українська КЕП і Дія.Підпис у польських системах не приймаються. Україна не входить до довіреного списку ЄС за регламентом eIDAS, тому підписати ними заяву в e-KRK неможливо — система такий підпис не прочитає.

Висновок одним рядком: онлайн — це спосіб для того, хто живе в Польщі, має PESEL і подає документ полякам. Решті — дорога в папір, і робити це дистанційно простіше через представника, ніж заводити профіль зауфаний заради однієї довідки.

Довідка про несудимість у Польщі з апостилем: коли він потрібен

Апостиль потрібен тоді, коли документ подається до країни, яка бере участь у Гаазькій конвенції 1961 року і при цьому не входить до Євросоюзу. Ставить його Міністерство закордонних справ Польщі, гербовий збір — 60 zł за документ. Для довідки з KRK попереднє засвідчення в суді не потрібне: МЗС приймає її напряму.

Практично це виглядає так. Оригінал подається особисто на ul. Krucza 38/42 у Варшаві за попереднім записом — тоді питання вирішується під час візиту. Поштою документи приймають за адресою al. Szucha 23, 00-580 Warszawa, і МЗС опрацьовує такі звернення до 30 днів з дати надходження. Різниця між цими двома шляхами — місяць, і саме тому апостиль зазвичай замовляють із представником у Варшаві.

Висновок одним рядком: спершу з’ясовуємо країну призначення, і лише потім замовляємо апостиль. Половина звернень до нас за апостилем на довідку закінчується тим, що ми його не ставимо: документ їде до ЄС або в Україну і там приймається без нього. Розбір самої процедури — на сторінці апостиль у Польщі.

Для країни ЄС апостиль не потрібен узагалі

Rozporządzenie Parlamentu Europejskiego i Rady (UE) 2016/1191 скасувало вимогу апостиля і легалізації для низки документів між країнами ЄС, і «brak wpisu w rejestrze karnym» названо в ньому прямо. Польська довідка про несудимість подається до установи будь-якої країни Союзу як є — вимагати апостиль вона не має права.

Друга частина регламенту закриває питання перекладу. До документа можна додати wielojęzyczny standardowy formularz — багатомовний стандартний формуляр, який видає те саме відомство, що й сам документ, і який коштує 17 zł. Він відіграє роль офіційного перекладу і звільняє від присяжного перекладача. Важливе застереження: формуляр сам по собі, у відриві від документа, до якого виданий, правового значення не має — подавати його окремо безглуздо.

Висновок одним рядком: комплект для Німеччини обходиться в 47 zł зборів, а той самий комплект для Канади — щонайменше в 90 zł плюс переклад. Різниця майже вдвічі виникає не через складність документа, а через один рядок у європейському регламенті.

Довідка про несудимість з апостилем і перекладом

Коли потрібна довідка про несудимість з апостилем і перекладом, перекладати треба обидва документи — і саму довідку, і текст апостиля. Це найчастіша причина, з якої готовий комплект повертають: переклад зроблено лише на довідку, а апостиль лишився польською, і установа-отримувач вважає пакет неповним.

Звідси правило порядку: спершу апостиль, потім переклад. Якщо перекласти раніше, апостиль ляже на оригінал уже після перекладу і в переклад не потрапить — доведеться замовляти другий. Зворотний порядок потрібен лише тоді, коли установа вимагає апостиль на сам переклад: тоді ланцюжок подовжується до чотирьох кроків і двох візитів до МЗС.

Перекладати має присяжний перекладач з реєстру Міністерства юстиції Польщі. Переклад, зроблений за кордоном і засвідчений там нотаріально, польський апостиль не супроводжує, а іноземна установа зазвичай вимагає саме польського присяжного перекладача — він ставить печатку з номером із реєстру. Вартість залежить від мови, тому ціну цього пакета ми називаємо після того, як знаємо країну і мову.

Українська довідка для Польщі: апостиль не потрібен, переклад потрібен

На українську довідку про несудимість для подання в Польщі апостиль не потрібен. Підстава — art. 15 Umowy między Rzecząpospolitą Polską a Ukrainą o pomocy prawnej i stosunkach prawnych w sprawach cywilnych i karnych, складеної в Києві 24 травня 1993 року (Dz. U. 1994 Nr 96, poz. 465). Офіційні документи, складені або засвідчені компетентним органом однієї держави і скріплені печаткою та підписом, друга держава визнає без легалізації.

Це означає, що апостиль, який «Дія» пропонує додати до витягу про несудимість, для Польщі купувати не потрібно. Він знадобиться для Канади, Німеччини поза процедурою 2016/1191 чи будь-якої іншої країни — але не для польського роботодавця, гміни чи суду.

Чого звільнення від апостиля не скасовує — це присяжного перекладу. Українська довідка подається до польської установи з перекладом польською мовою, і зробити його має присяжний перекладач з реєстру Міністерства юстиції Польщі. Переклад, зроблений і завірений в Україні, польська установа не прийме.

Чесне застереження: окремі установи все одно просять апостиль, попри договір. Формально вимога безпідставна, але спорити з конкретним відділом кадрів чи консулом буває довше, ніж поставити апостиль. Тому перед замовленням варто спитати приймальну сторону прямо — і посилатися на договір 1993 року, якщо вимога звучить.

Дві довідки замість однієї: коли польської замало

Польська довідка з KRK підтверджує відсутність судимості лише за польським реєстром і нічого не каже про період до приїзду. Тому роботодавці, установи та імміграційні служби, яким важливий увесь життєвий період, просять другу довідку — з країни, де людина жила раніше. Для українця в Польщі це типова ситуація, а не виняток.

Висновок одним рядком: якщо процедура державна, закладайте одразу дві довідки і присяжний переклад української. Комплект з двох документів збирається паралельно і виходить швидше, ніж коли другу довідку доводиться замовляти після відмови.

Як отримати довідку: три шляхи

Довідку видають трьома способами: особисто в пункті KRK при суді, поштою та електронно через систему e-KRK. Четвертий варіант — через представника за довіреністю — формально належить до перших двох, але саме він закриває випадок, коли людини немає в Польщі.

Пункти інформації Krajowego Rejestru Karnego працюють при судах — окружних і районних. Заява називається zapytanie o udzielenie informacji o osobie для фізичної особи і zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym для компанії. Бланк заповнюється польською, до нього додається підтвердження сплати.

Гербовий збір 17 zł за довіреність не сплачують близькі родичі: подружжя, батьки, діти, рідні брати і сестри. Якщо довідку отримує для вас родич, ці 17 zł з розрахунку зникають.

Скільки чекати і чому онлайн — найдовший шлях

Паперову довідку видають у день звернення, поштою — до 7 днів, а електронну через e-KRK чекають до 20 календарних днів. Це єдина відома нам державна послуга в Польщі, де онлайн-канал працює повільніше за паперове вікно, і на цьому помиляються постійно: замовляють «швидкий» електронний варіант за два тижні до дедлайну і не встигають.

Висновок одним рядком: різниця між швидким і повільним сценарієм — не гроші, а спосіб подання. Обидва варіанти коштують державі однаково; поштовий шлях просто додає до строку місяць на боці МЗС.

Довідка на компанію: коли потрібна і чим відрізняється

Довідка про несудимість компанії — це окремий документ, zapytanie o udzielenie informacji o podmiocie zbiorowym, і вона не замінює довідок на членів правління. Коштує стільки ж: 30 zł паперова, 20 zł електронна. Різниця в тому, що підтверджує документ: відсутність запису про відповідальність самої spółki як колективного суб’єкта, а не про судимість конкретної людини.

У тендерах і ліцензійних процедурах майже завжди просять обидва комплекти одразу: довідку на компанію плюс довідки на кожного члена zarządu, інколи й на прокурента. Для компанії з трьома членами правління це чотири документи і 120 zł зборів, а якщо тендер іноземний — ще чотири апостилі по 60 zł.

Якщо довідки потрібні для відкриття корпоративного рахунку, подивіться заразом що банк питає в іноземного правління — набір документів там ширший, ніж здається на вході.

Іноземцю в Польщі: що робити без PESEL

Довідку з KRK може отримати будь-яка людина незалежно від громадянства і наявності PESEL — у паперовій формі. У бланку заповнюються паспортні дані, номер PESEL зазначається, якщо він є, і його відсутність отриманню не заважає. Закритий лише електронний канал: він потребує профілю зауфаного, а той — номера PESEL.

Другий практичний момент стосується написання імені. Транслітерація в заяві має збігатися із закордонним паспортом літера в літеру. Якщо в паспорті Yevhenii, а в заяві написали Evgeniy, довідка вийде на іншу людину, і переробляти її доведеться з новим збором. Те саме з дівочим прізвищем: його зазначають окремим рядком, і без нього реєстр може не знайти записів за попередніми документами.

Для українців ця вимога особливо чутлива: у документах трапляється одразу три варіанти написання — за старим закордонним паспортом, за новим і за польською карткою побиту. Орієнтир один: той паспорт, який ви подасте разом із довідкою.

Робота з дітьми: що вимагає ustawa Kamilka

З 15 лютого 2024 року роботодавець зобов’язаний перевірити несудимість кожного, кого допускає до роботи з неповнолітніми, — цього вимагає art. 21 ustawy z 13 maja 2016 r. o przeciwdziałaniu zagrożeniom przestępczością na tle seksualnym i ochronie małoletnich, відомої як ustawa Kamilka. Перевірка складається з двох частин: пошук у Rejestrze Sprawców Przestępstw na Tle Seksualnym і довідка з KRK за визначеними складами злочинів.

Закон стосується не лише шкіл. Під нього потрапляють виховання, освіта, відпочинок, лікування, психологічна допомога, духовний розвиток, спорт і гуртки — тобто дитячі табори, спортивні секції, мовні школи, басейни, няні та репетитори через агенцію. Документи роботодавець зобов’язаний долучити до особової справи працівника.

Український витяг для цієї процедури беруть у паперовій формі й перекладають присяжним перекладачем у Польщі. Апостиль на нього ставити не треба — діє договір 1993 року. Це найчастіша зайва витрата в цій процедурі.

Скільки діє довідка про несудимість

Законом строк дії довідки не встановлений узагалі. Міністерство юстиції підтверджує це прямо: положення, що регулюють роботу Krajowego Rejestru Karnego, строку дії документа не визначають. Ні Кодекс праці, ні галузеві закони такого строку теж не вводять.

На практиці строк призначає той, хто документ приймає, і орієнтир задають держзакупівлі: там довідка має бути видана не раніше ніж за 6 місяців до спливу строку подання пропозицій. Звідси розійшлися по ринку і три місяці, і півроку — обидві цифри це вимога конкретної установи, а не норма закону.

Висновок одним рядком: питайте строк у приймальної сторони до замовлення, а не після. Довідка, отримана «про запас» за рік до подання, не варта нічого, а переробка пакета з апостилем і перекладом коштує повної суми заново.

Часті помилки

Окремо про четвертий і п’ятий рядки. У нашій практиці це дві найчастіші зайві витрати українських клієнтів: апостиль у «Дії», який Польщі не потрібен, і переклад, зроблений удома, який польська установа не прийме. Разом це кілька тисяч гривень і тиждень часу, які просто не мали витрачатися.

Як ми працюємо і скільки це коштує

1. Починаємо з країни призначення. Вона визначає все інше: чи потрібен апостиль, чи вистачить формуляра за 17 zł замість перекладу, якою мовою чекають документ.
2. Звіряємо дані до подання. Транслітерація імені за закордонним паспортом, дівоче прізвище, дати, попередні документи — тут губиться найбільше часу при самостійному зверненні.
3. Подаємо заяву і сплачуємо збір. За довіреністю, без вашої участі; для близьких родичів гербовий збір 17 zł не стягується.
4. Забираємо паперовий оригінал у пункті KRK при суді.
5. Ставимо апостиль у МЗС — якщо він справді потрібен. Записуємося і подаємо особисто, щоб не чекати поштові 30 днів.
6. Робимо присяжний переклад у перекладача з реєстру Міністерства юстиції Польщі — і довідки, і тексту апостиля.
7. За потреби замовляємо український витяг і перекладаємо його польською — для процедур, де потрібні обидві довідки.
8. Передаємо комплект кур’єром по Польщі або відправляємо за кордон.

Ціна фіксується до початку роботи і в процесі не змінюється, передоплати ми не беремо. Якщо з відповідей виходить, що апостиль вам не потрібен, ми кажемо про це до оплати і робимо довідку за 200 zł замість пакета за 450 zł.

Що читати далі

• Апостиль у Польщі — сама процедура, строки МЗС і випадки з попереднім засвідченням
• Номер PESEL для іноземця — без нього закритий електронний канал e-KRK
• Рахунок для польської компанії — які документи банк просить в іноземного правління
• Зміни в KRS — зміна правління і хто потрапляє в довідки на компанію
• Платіжна ліцензія MIP — процедура, де довідки вимагають на всіх членів правління
• Прайс-лист — повний перелік послуг і цін

Часті питання