Внесення змін до KRS для польської компанії

Внести зміни до Krajowego Rejestru Sądowego (KRS) потрібно протягом 7 днів
від дати події — цього вимагає art. 22 ustawy o KRS. Судове мито у вересні 2026 року:
250 zł при поданні через Portal Rejestrów Sądowych (PRS)
і 200 zł через S24 за умови використання wzorca uchwały. Плату 100 zł
за оголошення в Monitorze Sądowym i Gospodarczym скасовано 29 листопада 2025 року.

Сім днів у Польщі порушують майже всі, і якийсь час це минає без наслідків.
Рахунок приходить пізніше й не із суду: банк не змінює картку зразків підписів,
бо в реєстрі старе правління; контрагент бачить у фактурі одну адресу, а в KRS іншу,
і притримує оплату; нотаріус відмовляється посвідчувати правочин, поки склад zarządu
в реєстрі не збігається з дійсністю.

Потім надходить лист із суду з вимогою подати заяву під загрозою grzywny.
Мито за зміну — 250 zł. Grzywna за art. 24 ustawy o KRS — до 15 000 zł за один епізод,
у шістдесят разів більше. І все це через один документ, який готується
за вечір.

Які зміни реєструються в KRS, а які ні

Реєстрації підлягають лише ті дані, які розкриваються в самому записі реєстру:
назва, siedziba й адреса, предмет діяльності, розмір капіталу, склад zarządu і спосіб
представництва, prokura, учасники з часткою від 10% капіталу, oddziały, адреса
для електронної доставки.

Зміна бухгалтера, банку, номера телефону й сайту компанії в KRS не реєструється —
цих відомостей у реєстрі підприємців просто немає. Частина з них подається до податкової
формою NIP-8, про неї нижче.

Висновок із таблиці одним реченням: чи потрібен нотаріус, визначає не вид зміни,
а процедура самої компанії — зареєстрована вона через S24 і живе за шаблонним
статутом чи її статут хоч раз змінювався нотаріально. Розбираємо це в розділах
про S24 і PRS та про адресу і siedzibę.

Скільки коштує внести зміни до KRS у 2026 році

Судове мито за зміну запису становить 250 zł при поданні через Portal Rejestrów
Sądowych і 200 zł при поданні через S24 з використанням wzorca uchwały — art. 55 ustawy
o kosztach sądowych w sprawach cywilnych. Інших обов’язкових платежів до суду сьогодні немає.

Повна вартість процедури залежить не від мита і не від того, що саме ви змінюєте,
а від того, чи потрібен нотаріус. А нотаріус потрібен або не потрібен залежно від історії
компанії. Матриця нижче показує це на прикладі переїзду.

Висновок одним реченням: дорого обходиться не переїзд до іншого міста,
а нотаріальний статут компанії. Три клітинки з чотирьох коштують однаково —
950 zł, і лише поєднання «нотаріальний статут + зміна siedziby» дає рахунок утричі більший.

Строки: 7 днів на подання і скільки насправді чекати запису

Заява подається протягом 7 днів від дати події — art. 22 ustawy o KRS. Відлік іде
від дати uchwały, договору або іншого документа, а не від моменту, коли про зміну
дізналася бухгалтерія.

Окремий строк діє для зміни umowy spółki: 6 місяців від дати uchwały
(art. 256 § 3 у зв’язку з art. 169 § 1 KSH). Це не запас часу, а точка неповернення.
Uchwała, не подана до суду за 6 місяців, правових наслідків не спричиняє — так постановив
Sąd Najwyższy в uchwale від 29 квітня 2022 року. Протокол у нотаріуса доведеться робити
заново і платити за нього вдруге.

Семиденний строк розгляду — інструкційний: його порушення не тягне наслідків для суду
й не означає автоматичного внесення запису. Розкид між відділами і навіть між справами
всередині одного відділу величезний.

Окремо сповільнюють справу члени zarządu — громадяни країн поза Євросоюзом,
зокрема України: суд перевіряє відсутність судимостей, які перешкоджають
виконанню функції (art. 18 KSH), і на таку перевірку йде більше часу. Це не привід
для відмови, а причина закладати запас у строках.

S24 чи PRS: яким шляхом подавати саме вам

Вибір системи не вільний, він визначається історією компанії. З 1 липня 2021 року паперові
заяви до реєстру підприємців не приймаються взагалі: тільки S24 або Portal Rejestrów Sądowych.

Доступ до S24 мають лише компанії, зареєстровані через S24, і лише до першої
нотаріальної зміни статуту. Після нотаріальної uchwały про зміну umowy spółki
усі наступні заяви подаються через PRS — дороги назад немає.

Висновок одним реченням: S24 швидший і на 50 zł дешевший, але підходить лише там,
де вистачає готового wzorca, — щойно потрібен нестандартний текст статуту, дорога одна,
через PRS і нотаріуса.

Практична деталь, про яку дізнаються в невдалий момент: усувати braki
за wezwaniem суду можна тільки через PRS, незалежно від того, якою системою
ви подавали заяву спочатку. Логін до PRS варто завести заздалегідь.

Адреса чи siedziba: що змінюється і від чого залежить ціна

Siedziba spółki — це населений пункт, зазначений в umowie spółki.
Адреса — конкретні вулиця, будинок і приміщення всередині цього населеного пункту.
У KRS розкриваються обидві.

Різниця між ними одна: переїзд у межах тієї самої miejscowości змінює лише адресу
й оформлюється uchwałą zarządu, а переїзд до іншого населеного пункту змінює siedzibę,
тобто додатково змінюється статут компанії.

Сама по собі зміна статуту процедуру дорожчою не робить.
Компанія, зареєстрована через S24, у статут якої нотаріус жодного разу не втручався,
змінює siedzibę просто в системі за wzorcem — за ті самі гроші, що й звичайну адресу.
Нотаріус не потрібен ні в першому випадку, ні в другому.

Ціну піднімає інше: нотаріальний статут. Якщо компанію реєстрували
в нотаріуса або хоч раз вносили нотаріальні зміни, шаблонного статуту в неї більше немає,
S24 закритий, і будь-яка зміна статуту — зокрема siedziby — оформлюється нотаріальним
протоколом із tekstem jednolitym. Саме це й дає різницю з 950 до 2500–3050 zł із таблиці 3.

Що при цьому не потребує нотаріуса навіть у компанії з нотаріальним статутом —
зміна адреси в межах міста, складу zarządu і prokury: статуту вони не торкаються,
достатньо uchwały і подання через Portal Rejestrów Sądowych.

Зміна правління і prokury: що діє з uchwały, а що із запису

Повноваження нового члена zarządu виникають з моменту uchwały про призначення,
а не з моменту запису в KRS. Запис у реєстрі має декларативний характер: він
розкриває факт третім особам і захищає добросовісного контрагента, але сам по собі
нікого не призначає й не відкликає.

Зворотна ситуація зі зміною umowy spółki: там запис конститутивний — зміна набирає
чинності лише з моменту wpisu (art. 255 § 1 KSH). Поки суд не вніс запис, нового капіталу
і нової назви юридично не існує.

Практичний наслідок для банку і контрагентів: між uchwałą і записом компанія живе
у двох реальностях. Новий prezes zarządu вже вправі підписувати договори, але банк
не пустить його до рахунку, поки у витягу з KRS стоїть прізвище попередника.
Саме тому сім днів — не формальність.

До заяви про зміну складу zarządu додаються: uchwała про призначення або відкликання,
згода нового члена правління на виконання функції з його адресою для доставки
кореспонденції і, при відставці, сама заява про відставку. Актуалізація адрес
для доставки, до речі, судовим митом не обкладається.

Продаж часток і зміна учасників: поріг 10% і lista wspólników

У KRS розкриваються лише учасники spółki z o.o. (спулки з о.о.), які володіють
не менш ніж 10% капіталу. Поява учасника з часткою менше 10% запису в реєстрі
не змінює — але це не означає, що робити нічого не потрібно.

Zarząd у будь-якому разі зобов’язаний подати до справи актуальну listę wspólników
із зазначенням учасників, кількості та номінальної вартості часток — art. 188 § 3 KSH.
Якщо вона подається окремо, без заяви про зміну запису, мито становить 40 zł.

Сам правочин вимагає особливої форми: договір продажу часток укладається
в письмовій формі з нотаріально посвідченими підписами (art. 180 § 1 KSH).
Звичайний підпис або скан не підходять — такий правочин недійсний.

Для компаній, зареєстрованих через S24, є дешевший шлях: частки можна продати
за wzorcem umowy zbycia udziałów просто в системі, підписавши його профілем зауфаним
або кваліфікованим підписом (art. 180 § 2 KSH). Нотаріус у цьому разі не потрібен зовсім.

Останній рядок стосується лише українських учасників, і про нього забувають найчастіше —
розбираємо його окремим розділом нижче.

PKD 2025: 114 днів до автоматичної заміни кодів

Коди PKD 2007 діють у KRS до 31 грудня 2026 року. Від 8 вересня 2026 року
це рівно 114 днів. Після цієї дати приводити коди самостійно буде вже пізно:
їх замінить система.

Механізм заміни описано в art. 20e ustawy o KRS, доданій новелізацією від 21 листопада
2025 року. Він працює у трьох сценаріях, і лише перший безпечний.

Висновок одним реченням: автоматична перекласифікація — це не сервіс,
а страховка держави від порожніх полів, і результату її ви не контролюєте.

Чому це важливіше, ніж здається. Коди PKD читають не лише статистики: за ними банк оцінює
профіль ризику при відкритті рахунку, за ними замовник перевіряє, чи вправі ви надавати
послугу, за ними оцінюють заявки на дотації та участь у тендерах. Компанія, у якої в реєстрі
викреслено предмет діяльності або стоїть чужий код, пояснюється з кожним із них окремо.

Добра новина в грошах: заява, яка обмежується приведенням кодів до PKD 2025,
звільнена від судового мита — це прямо передбачено art. 20e ustawy o KRS.
Платити потрібно лише за підготовку, і зробити це розумно до кінця 2026 року.

Що зробити після запису в KRS: CRBR, NIP-8, банк

Запис у реєстрі закриває процедуру в суді, але не обов’язки компанії. Частина даних
іде з KRS до інших реєстрів автоматично, частина — ні, і саме на другій половині
компанії втрачають гроші.

Автоматично з KRS передаються до Centralnego Rejestru Podmiotów, REGON і через них до ZUS:
назва, siedziba й адреса, предмет діяльності, склад органів. Окремо подаються
так звані дані uzupełniające.

Строк для CRBR — 14 днів з моменту запису зміни в KRS, і до нього не зараховуються суботи
та встановлені законом неробочі дні (art. 60 ustawy o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy
oraz finansowaniu terroryzmu). Штраф за прострочення — до 1 000 000 zł, і це не теоретична
величина: рішення про накладення публікуються.

Про białą listę podatników VAT (білий список платників VAT) варто сказати
окремо. Рахунок, не поданий до податкової формою NIP-8, до реєстру не потрапляє, а платіж
понад 15 000 zł на реквізити поза реєстром позбавляє вашого клієнта права віднести оплату
на витрати. Великі контрагенти перевіряють це перед кожним платежем — подробиці в матеріалі
split payment і biała lista.

Що буде, якщо не подати заяву в строк

Санкція настає не автоматично. Спершу sąd rejestrowy починає postępowanie przymuszające:
викликає подати заяву в семиденний строк під загрозою grzywny — art. 24 ustawy o KRS.

Граничні суми grzywny встановлені art. 1052 Kodeksu postępowania cywilnego, до якого
відсилає ustawa o KRS. Grzywna накладається на членів zarządu особисто, а не на компанію,
і з витрат компанії не вираховується.

Друга, частіша шкода — не штраф, а зірваний правочин. Застарілий витяг з KRS
зупиняє відкриття рахунку, отримання ліцензії, участь у тендері й будь-яку нотаріальну
угоду. Як читається витяг і що в ньому дивиться контрагент, розібрано в матеріалі
як перевірити польську компанію.

Українцю: чим підписати заяву, якщо КЕП не приймається

Заява до KRS підписується електронно — паперового підпису в системі не існує.
І тут українських засновників чекає перша несподіванка.

Українська КЕП і Дія.Підпис польськими системами не приймаються.
Україна не входить до довіреного списку Євросоюзу за регламентом eIDAS, тому підпис,
яким ви підписуєте документи в «Дії», для S24 і PRS просто не існує. Формат .p7s
системи не читають узагалі.

Висновок одним реченням: якщо у вас є PESEL — навіть PESEL UKR — вам потрібен
безкоштовний профіль зауфаний; якщо PESEL немає, залишається кваліфікований підпис,
він PESEL не вимагає.

Найшвидший шлях до профілю зауфаного — через польський банк: якщо у вас
є рахунок, профіль оформлюється просто в інтернет-банку за кілька хвилин, бо банк уже
перевірив вашу особу. Другий шлях — точка підтвердження в urzędzie, третій — відеоідентифікація.

Якщо член zarządu живе в Україні і PESEL не має, працюють два варіанти: кваліфікований
підпис польського надавача, який оформлюють дистанційно з відеоідентифікацією за паспортом,
або нотаріальна довіреність на нашого представника. Довіреність, складена в Україні,
потребує присяжного перекладу польською.

Про сам профіль і три способи його отримати ми написали окремо —
профіль зауфаний і кваліфікований підпис.
Якщо потрібен PESEL, процедуру розбирає сторінка послуги
отримання PESEL дистанційно.

Зміна учасників і звіт про КІК в Україні

Це та частина, якої немає в жодній польській інструкції, і саме на ній український
власник польської компанії найчастіше отримує штраф — тільки не в Польщі, а вдома.

Для податкового резидента України польська spółka z o.o. — це контрольована
іноземна компанія (КІК) у розумінні статті 39² Податкового кодексу України.
Обов’язки перед українською податковою виникають незалежно від того, чи платить компанія
щось в Україні.

Зверніть увагу на перший рядок: шістдесятиденний строк рахується від самого
правочину, а не від запису в KRS. Поки польський суд розглядає заяву два місяці,
український строк уже спливає. Це два незалежні лічильники, і плутати їх дорого.

Про дивіденди коротко: за конвенцією між Україною і Польщею ставка становить 5% при частці
від 25% капіталу і 15% в решті випадків. Довідка про податкове резидентство потрібна
до виплати — якщо її немає, польська сторона утримає 19%, і повертати
різницю доведеться окремою процедурою.

І про документи з України. За договором між Україною і Польщею про правову допомогу
1993 року апостиль на українські офіційні документи зазвичай не потрібен,
а от присяжний переклад польською потрібен завжди. Це стосується і статутних документів
українського учасника, і довіреностей, і витягів з ЄДР.

Часті помилки при самостійному поданні

Список зібрано за заявами, які до нас приносять після zwrotu або wezwania із суду.
Усі п’ять помилок коштують часу, а дві з них — грошей.

Uchwała не того органу. Зміна адреси в межах міста — компетенція zarządu,
а до нас регулярно приносять протокол zgromadzenia wspólników, і навпаки: зміну siedziby
оформлюють uchwałą zarządu, хоча це зміна статуту. Суд таку заяву повертає.

Несплачене мито. Заява, подана без оплати або з помилками у формі,
підлягає поверненню без виклику на усунення недоліків. Добра новина:
повторне подання протягом 7 днів від дати вручення zarządzenia про zwrot зберігає
дату первісного звернення. Погана — цих семи днів зазвичай ніхто не помічає.

Прострочення шести місяців. Найдорожча: нотаріальний протокол доведеться
замовляти заново, а це 800–1200 zł понад уже витрачене.

Забутий CRBR. Логіка «зміни подані, отже, все зроблено» коштує дорожче
за все інше разом узяте. CRBR — окремий реєстр з окремим строком і окремим штрафом.

Підпис українською КЕП. Файл просто не приймається системою, а людина
вважає, що заяву подано. Перевіряйте це до того, як почнеться відлік семи днів.

З нашої практики: дві третини звернень після самостійного подання — це не складні
юридичні ситуації, а розбіжність між текстом uchwały і даними у формі. Суд звіряє
їх дослівно: якщо в uchwale написано «ul. Prosta 51 lok. 12», а у формі «ul. Prosta 51/12»,
заява повертається. Ми звіряємо обидва документи до подання.

Як ми працюємо і скільки це коштує

napolshu.com супроводжує зміни в KRS із 2001 року: від зміни одного члена zarządu
до повної перебудови структури володіння. Працюємо з компаніями, учасники й правління
яких перебувають за межами Польщі, — це основна частина наших клієнтів.

1. Дивимося витяг з KRS. Перевіряємо, що саме змінюється, який орган
   ухвалює рішення і чи доступний вам S24. Займає один робочий день.
2. Готуємо документи. Uchwała, згоди, lista wspólników, за потреби —
   проєкт змін до umowy spółki і запис до нотаріуса.
3. Подаємо заяву через S24 або PRS і сплачуємо судове мито.
4. Ведемо справу до запису. Відповідаємо на wezwania, усуваємо braki,
   при zwrocie подаємо повторно в семиденний строк зі збереженням дати.
5. Закриваємо хвости. Нагадуємо про CRBR, NIP-8 і банк, надсилаємо свіжий
   витяг з KRS. Українським власникам — нагадуємо і про шістдесятиденний строк для ДПС.

Що читати далі

• Після реєстрації компанії: перші 30 днів — CRBR, NIP-8, VAT і ZUS за строками
• Профіль зауфаний і кваліфікований підпис — три способи отримати і що обрати без PESEL
• Як перевірити польську компанію — п’ять реєстрів за десять хвилин
• Рахунок для фірми в польському банку — що банк вимагає після зміни правління
• Реєстрація компанії в Польщі — якщо структуру простіше створити наново

Часті запитання