Кому из иностранцев и зачем нужен PESEL?

Для туриста, приехавшего в Польшу на короткий срок, PESEL не нужен. А вот для иностранца, который планирует пребывать в стране от 3 месяцев и дольше или открыть компанию в Польше, номер необходим сразу по нескольким причинам.

Электронная подпись для удалённой регистрации и ведения компании

Один из двух способов подписания документов при регистрации компании через портал S24 — доверенный профиль (Profil Zaufany, ранее известный как EPUAP). Получить его можно только при наличии номера PESEL. Без него остаётся вариант с квалифицированной электронной подписью на отдельном носителе — она стоит дороже, требует дополнительных документов и действует всего год против трёх лет у доверенного профиля.

Открытие банковского счёта

Хотя не все польские банки формально требуют PESEL от иностранного учредителя, на практике большинство запрашивает налоговый идентификатор у директора или лица с правом подписи  и его отсутствие заметно замедляет и усложняет процедуру.

Подача годовой финансовой отчётности

Это, пожалуй, самая частая проблема на практике. Если при регистрации компании номер PESEL учредителя не был получен и не фигурирует в учредительных документах, бухгалтерия сталкивается с трудностями при подаче обязательной годовой отчётности — а её несвоевременная подача грозит компании штрафными санкциями и репутационными потерями. Получить PESEL нужно всё равно, вопрос только в том, сделать это заранее или в разгар отчётного периода, теряя время на срочное исправление документов.

Именно поэтому мы рекомендуем клиентам получать PESEL ещё до регистрации компании, чтобы номер сразу фигурировал в уставе, а не добавлялся отдельным изменением в KRS позже.

Два способа получить PESEL

Способ 1. Временная регистрация по месту пребывания (zameldowanie). Если иностранец фактически проживает в Польше и регистрируется по месту пребывания на срок свыше 30 дней, номер PESEL присваивается автоматически, без отдельного заявления. Для этого нужно обратиться в управление населённого пункта или района (urząd miasta, gminy lub dzielnicy) с документом, подтверждающим право находиться по указанному адресу — согласием собственника жилья или договором аренды.

Способ 2. Заявление о присвоении номера PESEL без регистрации по месту жительства. Этот вариант — основной для учредителей и директоров компаний, которые не планируют физически проживать в Польше. Заявление подаётся в любое управление гмины (дowolny urząd gminy — вопреки распространённому заблуждению, обращаться нужно не строго по месту регистрации компании) на основании конкретной правовой нормы, которая обязывает заявителя иметь номер PESEL — например, требования налоговой или ZUS. В заявлении обязательно нужно указать эту норму права.

Правовая тонкость, о которой редко пишут: требование личной подачи

Здесь важно точно понимать правило, установленное официальным порталом gov.pl. Для граждан, которые не являются гражданами стран ЕС, ЕАСТ (Норвегия, Исландия, Лихтенштейн), Швейцарии или Великобритании (в статусе, определённом соглашением о выходе Великобритании из ЕС), заявление о присвоении номера PESEL без регистрации по месту жительства по общему правилу должно быть подано лично в органе гмины — за исключением детей, рождённых на территории Польши.

На практике это означает, что для большинства клиентов из стран СНГ формальное правило предполагает личный визит. Однако в реальной работе разных управлений гмин подход отличается: часть отделений принимает заявление от представителя, действующего по надлежащим образом оформленной доверенности, особенно когда речь идёт о заявлении, связанном с деятельностью компании, а не с личным проживанием заявителя. Мы точно знаем, в каких управлениях такая практика применяется, и заранее подсказываем клиенту, потребуется ли личное присутствие в его конкретной ситуации, а не выясняем это постфактум.

Сколько стоит и сколько ждать номер PESEL

Присвоение номера PESEL бесплатно. Платной может быть только сопутствующая справка о факте регистрации по месту жительства (zaświadczenie o zameldowaniu),  но сам номер PESEL пошлиной не облагается ни при регистрации по месту жительства, ни при подаче отдельного заявления.

По срокам: сотрудник управления обязан принять заявление сразу, и при наличии оснований для присвоения номера заявитель получает уведомление о присвоении PESEL в течение этого же визита. На практике, в периоды высокой загруженности конкретного управления, рассмотрение может занять несколько рабочих дней, а если требуется дополнительная проверка данных — и дольше.

Какие документы нужны для заявления?

• заполненное и подписанное заявление о присвоении номера PESEL;
• документ, удостоверяющий личность заявителя (загранпаспорт);
• указание конкретной правовой нормы, обязывающей заявителя иметь номер PESEL;
• нотариально оформленная доверенность — если заявление подаёт представитель (в управлениях, которые допускают такой порядок для заявителей, не проживающих в Польше).
• присяжный перевод доверенности на польский язык (если доверенность оформлялась за пределами Польши).

Наша юридическая компания предлагает вам уникальную услугу — возможность получения номера PESEL без вашего личного присутствия.  Срок присвоения номера — от 1 до 7 рабочих дней. Также, дистанционно мы оформим для вас доверенный профиль (EPUAP).