Расходы уменьшают налог только на скале и на линиовом налоге. На рычалте списывать нечего — там налог считается с оборота. Поэтому первое, что нужно проверить перед сбором чеков: ваша форма налогообложения.
Если вы на скале или линиовом, каждая правильно оформленная фактура — это реальные деньги: 12% или 19% от суммы расхода остаются у вас. Ниже — что списывать можно, что с ограничениями, а что налоговая снимет при первой же проверке.
Содержание
- Что такое koszty uzyskania przychodu
- Автомобиль
- Техника и оборудование
- Аренда офиса и работа из дома
- Интернет, телефон, подписки
- Обучение
- Командировки
- Что списать нельзя
- Требования к документам
- Амортизация
- Расходы до регистрации и на старте
- Типовой набор расходов фрилансера
- VAT и koszty: две разные корзины
- Частые ошибки и претензии urzędu skarbowego
- FAQ
Что такое koszty uzyskania przychodu
Определение из закона звучит так: расходы, понесённые с целью получения дохода либо сохранения или обеспечения источника дохода. На практике это означает три условия одновременно:
- Связь с деятельностью. Расход должен работать на ваш бизнес — прямо или косвенно.
- Документальное подтверждение. Фактура или иной документ на данные вашей фирмы.
- Отсутствие в списке исключений. Закон прямо перечисляет то, что расходом быть не может.
Что это даёт в деньгах: расход в 1 000 zł экономит 120 zł налога на скале и 190 zł на линиовом. Если вы плательщик VAT — плюс возврат НДС с покупки.
Автомобиль
Самая объёмная и самая спорная категория.
| Использование | Что списывается |
|---|---|
| Только для бизнеса (с ведением журнала пробега) | 100% расходов на эксплуатацию |
| Смешанное (личное + бизнес) | 75% расходов на эксплуатацию |
Что входит в расходы: топливо, ремонт, запчасти, страховка, мойка, парковка, платные дороги, лизинговые платежи.
Ограничения по стоимости автомобиля: списание расходов на дорогие машины лимитировано — как при амортизации, так и в лизинге. Для обычных автомобилей лимит составляет 150 000 zł стоимости, для электрических — выше. Всё, что сверх лимита, в расходы не попадает.
Про журнал пробега. Стопроцентное списание требует ведения ewidencji przebiegu pojazdu и уведомления налоговой. На практике большинство мелких JDG выбирает 75% без журнала — экономия на бумагах перевешивает разницу.
Техника и оборудование
До 10 000 zł — можно отнести на расходы сразу, единовременно.
Свыше 10 000 zł — основное средство, списывается через амортизацию.
Что списывается спокойно: ноутбук, монитор, телефон, принтер, инструмент, мебель для рабочего места, профессиональное оборудование.
Телефон и ноутбук в личном пользовании. Формально можно списать долю, соответствующую использованию в бизнесе. На практике для JDG без работников налоговая обычно не спорит с полным списанием одного рабочего ноутбука и одного телефона — при условии, что вы не списываете третий за год.
Аренда офиса и работа из дома
Аренда офиса или коворкинга — списывается полностью по фактуре.
Работа из дома. Списать можно долю расходов, приходящуюся на рабочую часть квартиры: аренда, коммунальные, интернет. Считается по площади — например, комната 12 м² в квартире 60 м² даёт 20%.
Что важно: если вы указали квартиру как адрес деятельности, у этого могут быть последствия по налогу на недвижимость для той части, которая используется в бизнесе. Уточняйте в своей гмине.
Виртуальный офис — фактура списывается полностью.
Интернет, телефон, подписки
- Интернет и мобильная связь — при работе из дома по доле использования, при отдельном бизнес-тарифе полностью.
- Хостинг, домен, облачные сервисы — полностью.
- Профессиональное ПО и подписки (дизайн, бухгалтерия, CRM, ИИ-сервисы) — полностью.
- Реклама: контекст, таргет, наружная реклама, полиграфия — полностью.
- Бухгалтерское обслуживание и юридические услуги — полностью.
- Страхование ответственности (OC) по профилю деятельности — полностью.
Обучение
Списывается обучение, связанное с профилем вашей деятельности: курсы, конференции, профессиональная литература, сертификации.
Не списывается обучение, дающее новую профессию, не связанную с вашей деятельностью: курс парикмахера у программиста налоговая снимет.
Пограничная зона — языковые курсы. Если язык объективно нужен для работы с клиентами (у вас есть иностранные заказчики), обосновать можно. «Английский для себя» — нет.
Командировки
Предприниматель может включить в расходы:
- проезд — билеты, топливо, платные дороги;
- ночлег — по счетам;
- суточные (diety) — по установленным ставкам: 45 zł в сутки по Польше, по странам за границей — по таблице (Германия — 49 евро);
- другие обоснованные расходы поездки.
Обязательное условие — деловая цель поездки и её документальное подтверждение: договор, переписка, программа мероприятия.
Что списать нельзя
| Категория | Комментарий |
|---|---|
| Личные расходы | продукты, одежда, отдых семьи |
| Представительские расходы | обеды с клиентами в ресторане, подарки премиум-класса |
| Штрафы и пени | в том числе налоговые и дорожные |
| Собственный труд | зарплату себе JDG не платит |
| Обычная одежда | кроме спецодежды и одежды с логотипом фирмы |
| Расходы без документа | нет фактуры — нет расхода |
| Расходы, не связанные с деятельностью | даже с фактурой на фирму |
| Часть расходов на дорогие автомобили | сверх установленного лимита стоимости |
Отдельно про представительские расходы: разница между «реклама» и «представительство» — частая тема споров. Кофе для клиента в офисе обычно проходит, ужин в ресторане — нет.
Требования к документам
Фактура должна быть выписана на фирму: название (ваше имя и фамилия плюс название), адрес, NIP. Чек из магазина без NIP расходом не является — исключения узкие (например, отдельные виды расходов на топливо и парковку по правилам).
Практические правила:
- Просите фактуру сразу при покупке. Дооформление задним числом возможно не всегда.
- Проверяйте NIP в документе — ошибка в номере делает фактуру негодной.
- Храните документы 5 лет от конца года, в котором истёк срок уплаты налога.
- С 2026 года действует KSeF — обмен структурированными электронными фактурами. Уточните у бухгалтера, с какой даты он обязателен для вас и как это меняет ваш документооборот.
- Оплачивайте с фирменного счёта — расчёты с фирмами свыше 15 000 zł обязаны идти через счёт из «белого списка».
Амортизация
Основные средства дороже 10 000 zł списываются постепенно, по установленным ставкам:
| Объект | Ориентировочная годовая ставка |
|---|---|
| Компьютеры и оргтехника | 30% |
| Легковые автомобили | 20% |
| Машины и оборудование | 10–20% |
| Мебель | 20% |
Существует разовая амортизация в пределах годового лимита для малых налогоплательщиков — она позволяет списать основное средство сразу. Это одна из немногих настоящих оптимизаций, доступных JDG: если год удачный, покупка оборудования в декабре с разовым списанием заметно снижает налог.
Расходы до регистрации и на старте
Частый вопрос: можно ли списать то, что куплено до открытия JDG.
Общее правило: расходы должны быть связаны с деятельностью и понесены с целью получения дохода. Часть предстартовых затрат учесть можно, но с ограничениями и не всегда прямо в момент покупки.
- Оборудование, купленное до регистрации и внесённое в деятельность, обычно вводится как основное средство по стоимости приобретения и амортизируется.
- Материалы и товары, купленные до старта и используемые в деятельности, учитываются через инвентаризацию на начало деятельности.
- Услуги, оплаченные до регистрации (например, разработка сайта), — самая спорная категория; здесь многое зависит от даты фактуры и от того, на кого она выписана.
Практический совет: если до регистрации остаётся неделя-другая, а покупка крупная — подождите и купите уже на фирму. Это снимает половину вопросов.
Типовой набор расходов фрилансера на дому
Чтобы было от чего оттолкнуться, вот что обычно списывает JDG в сфере услуг, работающая из дома:
| Категория | Комментарий |
|---|---|
| Ноутбук, монитор, периферия | до 10 000 zł — сразу в расходы |
| Телефон и связь | по бизнес-тарифу или по доле использования |
| Интернет | по доле, если работаете из дома |
| Софт и подписки | графические, офисные, бухгалтерские сервисы |
| Домен и хостинг | полностью |
| Реклама | полностью |
| Бухгалтерия | полностью |
| Курсы по профилю | полностью |
| Доля аренды и коммунальных | по площади рабочей зоны |
| Канцелярия, картриджи | полностью |
| Профессиональная литература | полностью |
| Поездки к клиентам | билеты, топливо, парковка |
Такой набор при обороте 8–10 тысяч в месяц обычно даёт 1 500–2 500 zł расходов — то есть 180–475 zł сэкономленного налога ежемесячно, в зависимости от формы налогообложения.
VAT и koszty: две разные корзины
Их постоянно смешивают, а работают они независимо.
| Koszty (расходы) | VAT | |
|---|---|---|
| Что уменьшают | базу подоходного налога | сумму НДС к уплате |
| Кто применяет | скала и линиовый | только плательщики VAT |
| Условие | связь с деятельностью, документ | фактура с VAT, связь с облагаемой деятельностью |
| На рычалте | не применяется | применяется, если вы плательщик VAT |
Отсюда неочевидный вывод: предприниматель на рычалте, зарегистрированный как плательщик VAT, расходы в налог не списывает, но НДС с покупок возвращает. Это нормальная и рабочая комбинация — например, для интернет-магазина с большими закупками.
И обратный случай: JDG на скале без VAT списывает расходы в полной сумме с НДС, потому что вернуть налог не может, — значит, в расходы идёт вся сумма фактуры.
Вычет VAT из расходов возможен только у зарегистрированного плательщика. Если считаете, что вам это выгодно, — оформим VAT-номер и VAT-R.
Частые ошибки и претензии urzędu skarbowego
- Расходы на рычалте. Собирают фактуры весь год, а списать нельзя — форма налогообложения не та.
- Чеки вместо фактур. Самая массовая ошибка новичков.
- Личные покупки на фирму. Телевизор в гостиную «для презентаций» — классика жанра.
- 100% авто без журнала пробега. Без ewidencji и уведомления списывается только 75%.
- Обучение не по профилю.
- Представительские расходы под видом рекламы.
- Расходы до начала деятельности. Списать можно ограниченный круг таких расходов — уточняйте у бухгалтера.
- Расходы, оплаченные наличными, свыше лимита для расчётов между фирмами.
Цена вопроса. При проверке снятый расход означает не только доначисление налога, но и проценты за просрочку. Спорные позиции лучше не списывать вовсе, чем списать и потом объясняться: экономия в 200 zł не стоит переписки с urzędem skarbowym на полгода.
FAQ
Можно ли списывать расходы на рычалте? Нет. Налог считается с оборота, расходы его не уменьшают.
Сколько экономит списание расхода? 12% или 19% от суммы — в зависимости от формы налогообложения. Плательщики VAT дополнительно возвращают НДС.
Можно ли списать автомобиль? Да: 75% расходов при смешанном использовании и 100% при ведении журнала пробега, с учётом лимита стоимости автомобиля.
Списывается ли аренда квартиры, если работаю из дома? Частично, пропорционально площади рабочей зоны.
Списывается ли ноутбук? Да. До 10 000 zł — сразу, дороже — через амортизацию.
Можно ли списать обед с клиентом? Как правило, нет: это представительские расходы.
Нужна ли фактура на фирму? Да, с указанием ваших данных и NIP. Обычный чек расходом не является.
Сколько хранить документы? 5 лет от конца года, в котором истёк срок уплаты соответствующего налога.
Источники: ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22–23), материалы podatki.gov.pl о koszty uzyskania przychodu и амортизации, правила KSeF. Проверено 4 сентября 2026 года.
Об авторе. Павел Заремба — бухгалтер (księgowy), с 2016 года ведёт JDG и spółki иностранных владельцев.
Материал носит информационный характер и не является налоговой консультацией. Квалификация конкретного расхода зависит от обстоятельств — спорные позиции обсуждайте с бухгалтером или запрашивайте индивидуальную налоговую интерпретацию.
