Витрати зменшують податок тільки на скалі і на ліновому податку. На ричалті списувати нічого — там податок рахується з обороту. Тому перше, що потрібно перевірити перед збором чеків: ваша форма оподаткування.
Якщо ви на скалі або ліновому, кожна правильно оформлена фактура — це реальні гроші: 12% або 19% від суми витрати залишаються у вас. Нижче — що списувати можна, що з обмеженнями, а що податкова зніме при першій же перевірці.
Зміст
- Що таке koszty uzyskania przychodu
- Автомобіль
- Техніка і обладнання
- Оренда офісу і робота з дому
- Інтернет, телефон, підписки
- Навчання
- Відрядження
- Що списати не можна
- Вимоги до документів
- Амортизація
- Витрати до реєстрації і на старті
- Типовий набір витрат фрилансера
- VAT і koszty: два різні кошики
- Часті помилки і претензії urzędu skarbowego
- FAQ
Що таке koszty uzyskania przychodu
Визначення із закону звучить так: витрати, понесені з метою отримання доходу або збереження чи забезпечення джерела доходу. На практиці це означає три умови одночасно:
- Зв’язок із діяльністю. Витрата має працювати на ваш бізнес — прямо або опосередковано.
- Документальне підтвердження. Фактура або інший документ на дані вашої фірми.
- Відсутність у списку винятків. Закон прямо перелічує те, що витратою бути не може.
Що це дає в грошах: витрата в 1 000 zł економить 120 zł податку на скалі і 190 zł на ліновому. Якщо ви платник VAT — плюс повернення ПДВ із покупки.
Автомобіль
Найоб’ємніша і найбільш спірна категорія.
| Використання | Що списується |
|---|---|
| Тільки для бізнесу (з веденням журналу пробігу) | 100% витрат на експлуатацію |
| Змішане (особисте + бізнес) | 75% витрат на експлуатацію |
Що входить у витрати: пальне, ремонт, запчастини, страховка, мийка, паркування, платні дороги, лізингові платежі.
Обмеження за вартістю автомобіля: списання витрат на дорогі машини лімітоване — як при амортизації, так і в лізингу. Для звичайних автомобілів ліміт становить 150 000 zł вартості, для електричних — вищий. Усе, що понад ліміт, у витрати не потрапляє.
Про журнал пробігу. Стовідсоткове списання потребує ведення ewidencji przebiegu pojazdu і повідомлення податкової. На практиці більшість дрібних JDG обирає 75% без журналу — економія на паперах переважує різницю.
Техніка і обладнання
До 10 000 zł — можна віднести на витрати одразу, одноразово.
Понад 10 000 zł — основний засіб, списується через амортизацію.
Що списується спокійно: ноутбук, монітор, телефон, принтер, інструмент, меблі для робочого місця, професійне обладнання.
Телефон і ноутбук в особистому користуванні. Формально можна списати частку, що відповідає використанню в бізнесі. На практиці для JDG без працівників податкова зазвичай не сперечається з повним списанням одного робочого ноутбука і одного телефона — за умови, що ви не списуєте третій за рік.
Оренда офісу і робота з дому
Оренда офісу або коворкінгу — списується повністю за фактурою.
Робота з дому. Списати можна частку витрат, що припадає на робочу частину квартири: оренда, комунальні, інтернет. Рахується за площею — наприклад, кімната 12 м² у квартирі 60 м² дає 20%.
Що важливо: якщо ви вказали квартиру як адресу діяльності, у цього можуть бути наслідки щодо податку на нерухомість для тієї частини, яка використовується в бізнесі. Уточнюйте у своїй гміні.
Віртуальний офіс — фактура списується повністю.
Інтернет, телефон, підписки
- Інтернет і мобільний зв’язок — при роботі з дому за часткою використання, при окремому бізнес-тарифі повністю.
- Хостинг, домен, хмарні сервіси — повністю.
- Професійне ПЗ і підписки (дизайн, бухгалтерія, CRM, ШІ-сервіси) — повністю.
- Реклама: контекст, таргет, зовнішня реклама, поліграфія — повністю.
- Бухгалтерське обслуговування і юридичні послуги — повністю.
- Страхування відповідальності (OC) за профілем діяльності — повністю.
Навчання
Списується навчання, пов’язане з профілем вашої діяльності: курси, конференції, професійна література, сертифікації.
Не списується навчання, що дає нову професію, не пов’язану з вашою діяльністю: курс перукаря у програміста податкова зніме.
Прикордонна зона — мовні курси. Якщо мова об’єктивно потрібна для роботи з клієнтами (у вас є іноземні замовники), обґрунтувати можна. «Англійська для себе» — ні.
Відрядження
Підприємець може включити у витрати:
- проїзд — квитки, пальне, платні дороги;
- ночівлю — за рахунками;
- добові (diety) — за встановленими ставками: 45 zł на добу по Польщі, по країнах за кордоном — за таблицею (Німеччина — 49 євро);
- інші обґрунтовані витрати поїздки.
Обов’язкова умова — ділова мета поїздки і її документальне підтвердження: договір, листування, програма заходу.
Що списати не можна
| Категорія | Коментар |
|---|---|
| Особисті витрати | продукти, одяг, відпочинок сім’ї |
| Представницькі витрати | обіди з клієнтами в ресторані, подарунки преміумкласу |
| Штрафи і пеня | зокрема податкові і дорожні |
| Власна праця | зарплату собі JDG не платить |
| Звичайний одяг | крім спецодягу і одягу з логотипом фірми |
| Витрати без документа | немає фактури — немає витрати |
| Витрати, не пов’язані з діяльністю | навіть із фактурою на фірму |
| Частина витрат на дорогі автомобілі | понад встановлений ліміт вартості |
Окремо про представницькі витрати: різниця між «реклама» і «представництво» — часта тема спорів. Кава для клієнта в офісі зазвичай проходить, вечеря в ресторані — ні.
Вимоги до документів
Фактура має бути виписана на фірму: назва (ваше ім’я і прізвище плюс назва), адреса, NIP. Чек із магазину без NIP витратою не є — винятки вузькі (наприклад, окремі види витрат на пальне і паркування за правилами).
Практичні правила:
- Просіть фактуру одразу при покупці. Дооформлення заднім числом можливе не завжди.
- Перевіряйте NIP у документі — помилка в номері робить фактуру непридатною.
- Зберігайте документи 5 років від кінця року, в якому сплив строк сплати податку.
- З 2026 року діє KSeF — обмін структурованими електронними фактурами. Уточніть у бухгалтера, з якої дати він обов’язковий для вас і як це змінює ваш документообіг.
- Оплачуйте з фірмового рахунку — розрахунки з фірмами понад 15 000 zł зобов’язані йти через рахунок із «білого списку».
Амортизація
Основні засоби дорожчі за 10 000 zł списуються поступово, за встановленими ставками:
| Об’єкт | Орієнтовна річна ставка |
|---|---|
| Комп’ютери і оргтехніка | 30% |
| Легкові автомобілі | 20% |
| Машини і обладнання | 10–20% |
| Меблі | 20% |
Існує разова амортизація в межах річного ліміту для малих платників податків — вона дозволяє списати основний засіб одразу. Це одна з небагатьох справжніх оптимізацій, доступних JDG: якщо рік вдалий, купівля обладнання в грудні з разовим списанням помітно знижує податок.
Витрати до реєстрації і на старті
Часте питання: чи можна списати те, що куплено до відкриття JDG.
Загальне правило: витрати мають бути пов’язані з діяльністю і понесені з метою отримання доходу. Частину передстартових витрат урахувати можна, але з обмеженнями і не завжди прямо в момент покупки.
- Обладнання, куплене до реєстрації і внесене в діяльність, зазвичай вводиться як основний засіб за вартістю придбання і амортизується.
- Матеріали і товари, куплені до старту і використовувані в діяльності, обліковуються через інвентаризацію на початок діяльності.
- Послуги, оплачені до реєстрації (наприклад, розробка сайту), — найбільш спірна категорія; тут багато що залежить від дати фактури і від того, на кого її виписано.
Практична порада: якщо до реєстрації залишається тиждень-другий, а покупка велика — зачекайте і купіть уже на фірму. Це знімає половину питань.
Типовий набір витрат фрилансера вдома
Щоб було від чого відштовхнутися, ось що зазвичай списує JDG у сфері послуг, що працює з дому:
| Категорія | Коментар |
|---|---|
| Ноутбук, монітор, периферія | до 10 000 zł — одразу у витрати |
| Телефон і зв’язок | за бізнес-тарифом або за часткою використання |
| Інтернет | за часткою, якщо працюєте з дому |
| Софт і підписки | графічні, офісні, бухгалтерські сервіси |
| Домен і хостинг | повністю |
| Реклама | повністю |
| Бухгалтерія | повністю |
| Курси за профілем | повністю |
| Частка оренди і комунальних | за площею робочої зони |
| Канцелярія, картриджі | повністю |
| Професійна література | повністю |
| Поїздки до клієнтів | квитки, пальне, паркування |
Такий набір за обороту 8–10 тисяч на місяць зазвичай дає 1 500–2 500 zł витрат — тобто 180–475 zł заощадженого податку щомісяця, залежно від форми оподаткування.
VAT і koszty: два різні кошики
Їх постійно змішують, а працюють вони незалежно.
| Koszty (витрати) | VAT | |
|---|---|---|
| Що зменшують | базу прибуткового податку | суму ПДВ до сплати |
| Хто застосовує | скала і ліновий | тільки платники VAT |
| Умова | зв’язок із діяльністю, документ | фактура з VAT, зв’язок з оподатковуваною діяльністю |
| На ричалті | не застосовується | застосовується, якщо ви платник VAT |
Звідси неочевидний висновок: підприємець на ричалті, зареєстрований як платник VAT, витрати в податок не списує, але ПДВ із покупок повертає. Це нормальна і робоча комбінація — наприклад, для інтернет-магазину з великими закупівлями.
І зворотний випадок: JDG на скалі без VAT списує витрати в повній сумі з ПДВ, бо повернути податок не може, — отже, у витрати йде вся сума фактури.
Вирахування VAT із витрат можливе тільки в зареєстрованого платника. Якщо вважаєте, що вам це вигідно, — оформимо VAT-номер і VAT-R.
Часті помилки і претензії urzędu skarbowego
- Витрати на ричалті. Збирають фактури весь рік, а списати не можна — форма оподаткування не та.
- Чеки замість фактур. Найбільш масова помилка новачків.
- Особисті покупки на фірму. Телевізор у вітальню «для презентацій» — класика жанру.
- 100% авто без журналу пробігу. Без ewidencji і повідомлення списується тільки 75%.
- Навчання не за профілем.
- Представницькі витрати під виглядом реклами.
- Витрати до початку діяльності. Списати можна обмежене коло таких витрат — уточнюйте в бухгалтера.
- Витрати, оплачені готівкою, понад ліміт для розрахунків між фірмами.
Ціна питання. При перевірці знята витрата означає не тільки донарахування податку, а й відсотки за прострочення. Спірні позиції краще не списувати зовсім, ніж списати і потім пояснюватися: економія в 200 zł не варта листування з urzędem skarbowym на пів року.
FAQ
Чи можна списувати витрати на ричалті? Ні. Податок рахується з обороту, витрати його не зменшують.
Скільки економить списання витрати? 12% або 19% від суми — залежно від форми оподаткування. Платники VAT додатково повертають ПДВ.
Чи можна списати автомобіль? Так: 75% витрат при змішаному використанні і 100% при веденні журналу пробігу, з урахуванням ліміту вартості автомобіля.
Чи списується оренда квартири, якщо працюю з дому? Частково, пропорційно площі робочої зони.
Чи списується ноутбук? Так. До 10 000 zł — одразу, дорожче — через амортизацію.
Чи можна списати обід із клієнтом? Як правило, ні: це представницькі витрати.
Чи потрібна фактура на фірму? Так, із зазначенням ваших даних і NIP. Звичайний чек витратою не є.
Скільки зберігати документи? 5 років від кінця року, в якому сплив строк сплати відповідного податку.
Джерела: ustawa o podatku dochodowym od osób fizycznych (art. 22–23), матеріали podatki.gov.pl про koszty uzyskania przychodu і амортизацію, правила KSeF. Перевірено 5 вересня 2026 року.
Про автора. Павел Заремба — бухгалтер (księgowy), із 2016 року веде JDG і spółki іноземних власників.
Матеріал має інформаційний характер і не є податковою консультацією. Кваліфікація конкретної витрати залежить від обставин — спірні позиції обговорюйте з бухгалтером або запитуйте індивідуальну податкову інтерпретацію.
