Оплата понад 15 000 zł на банківський рахунок, якого немає в białej liście платників VAT, позбавляє права врахувати витрату і створює солідарну відповідальність за VAT контрагента. Виправляється формою ZAW-NR протягом 7 днів з дати платіжного доручення. Окремо діє split payment — він обов’язковий, коли сума понад 15 000 zł брутто і в рахунку є позиція з załącznika 15 до ustawy o VAT. Норми чинні станом на вересень 2026 року.
Про ці дві механіки дізнаються або від бухгалтера заздалегідь, або від податкової потім.
Коротко
- Поріг — 15 000 zł. Нижче нього обидві механіки не працюють.
- Перевірка безкоштовна на podatki.gov.pl, розділ Wykaz podatników VAT, без реєстрації.
- Перевіряти треба не NIP, а номер рахунку з фактури.
- ZAW-NR подається протягом 7 днів з дати платіжного доручення і знімає обидва наслідки.
- Split payment обов’язковий, коли одночасно: понад 15 000 zł брутто і позиція з załącznika 15.
- Українського контрагента немає ні в białej liście, ні у VIES — і це нормально, бо він не польський і не з ЄС.
Biała lista: реєстр рахунків
Biała lista podatników VAT (білий список платників VAT) — це публічний реєстр платників VAT з усіма їхніми банківськими рахунками. Веде його податкова, перевірка безкоштовна й без реєстрації — на podatki.gov.pl, розділ Wykaz podatników VAT.
Що там видно: статус платника (чинний, знятий, не зареєстрований), дата реєстрації й зняття, причина зняття, і головне — номери банківських рахунків.
Правило п’ятнадцяти тисяч
Якщо ви оплатили рахунок понад 15 000 zł на банківський рахунок, якого немає в реєстрі, настають два наслідки:
- Витрата не приймається при розрахунку податку на прибуток або доходу.
- Солідарна відповідальність за VAT контрагента: якщо він не заплатить податок, податкова може вимагати його з вас.
Поріг рахується за однією операцією, але податкова дивиться і на дроблення: розбити платіж на два по 8 000 zł, щоб обійти правило, — це структурування, і воно виявляється.
Як перевіряти
Перед кожною великою оплатою:
- Зайти на podatki.gov.pl, розділ Wykaz podatników VAT.
- Ввести NIP контрагента або номер рахунку.
- Переконатися, що статус «czynny» і рахунок із фактури є у списку.
- Зберегти підтвердження перевірки з датою — це ваш захист у спорі.
Перевірка займає пів хвилини. Бухгалтерські програми її автоматизують: перед платежем звіряють реквізити з реєстром.
Реєстр відображає стан на конкретний день, і запит можна зробити за минулу дату — це важливо, якщо перевіряєте заднім числом.
Що робити, якщо вже оплатили не туди
Є рятувальне коло — форма ZAW-NR.
Подається в податкову за місцем обліку протягом 7 днів з дати платіжного доручення. Знімає обидва наслідки: витрата лишається, солідарна відповідальність не настає.
Сім днів — жорсткий строк. Виявили помилку на восьмий — механізм не працює.
Чому рахунку може не бути в реєстрі
- контрагент не повідомив рахунок податковій: компанія подає форму NIP-8, підприємець — через зміну запису в CEIDG;
- рахунок відкрито нещодавно і він ще не потрапив до реєстру — оновлення займає кілька днів;
- це особистий рахунок, а не рахунок для фірми: до реєстру потрапляють лише пов’язані з діяльністю;
- це рахунок іноземного EMI або фінтех-сервісу — такі до реєстру зазвичай не потрапляють.
Останній пункт — головна причина, чому не можна вести бізнес лише на Revolut або Wise. Як через NIP-8 рахунок потрапляє до реєстру — у статті про перші 30 днів після реєстрації.
Український контрагент: чому його немає в реєстрах
Блок, на який в українській видачі є рівно одна сторінка — і та належить торговій палаті. Питання при цьому виникає в кожного, хто працює з Україною.
Українська фірма не потрапляє ні до białej listy, ні до VIES
І це не ознака проблеми. Biała lista — реєстр польських платників VAT. VIES — база платників VAT країн ЄС. Українська компанія не є ні тим, ні тим, тому її там немає за визначенням.
| Реєстр | Кого містить | Чи буде там українська фірма |
|---|---|---|
| Biała lista | польських платників VAT | ні |
| VIES | платників VAT країн ЄС | ні |
| Український ЄДР | українські юрособи та ФОП | так |
Що це означає для польського покупця
Правило 15 000 zł і biała lista до платежу українському контрагенту не застосовуються — норма стосується платежів польським платникам VAT. Витрату ви втратите не через реєстр.
Але з’являються інші вимоги:
- Документальне підтвердження. Витрата має бути підтверджена документом і пов’язана з отриманням доходу. Інвойс української фірми — прийнятний документ, якщо в ньому є реквізити обох сторін, опис послуги чи товару, сума й дата.
- Import usług. Купівля послуги в неєвропейського контрагента — це імпорт послуг. Польський покупець сам нараховує VAT за механізмом reverse charge й сам його віднімає. Для чинного платника VAT операція виходить нейтральною, для звільненого — це реальний податок до сплати.
- Podatek u źródła. За окремими видами послуг (консультаційні, рекламні, управлінські, ліцензійні) з виплати нерезиденту утримується податок у джерела. Ставку знижує конвенція між Україною та Польщею — але лише за наявності сертифіката резидентства українського контрагента.
Як перевіряти українську фірму
Оскільки польських реєстрів це не стосується, перевірка йде за українськими джерелами: Єдиний державний реєстр юридичних осіб і ФОП, реєстр судових рішень, реєстр боржників.
Практичний мінімум перед першим платежем: виписка з ЄДР, сертифікат резидентства (якщо будете утримувати податок у джерела), договір польською або англійською, реквізити рахунку, що збігаються з інвойсом.
Імпорт товару з України
Інша механіка, ніж послуги. Товар з України — це імпорт із третьої країни: потрібен номер EORI, митна декларація й сплата VAT на кордоні або за спрощеною процедурою. Розбір — у нашій послузі з отримання EORI.
Split payment: механізм розділеного платежу
Split payment (mechanizm podzielonej płatności, MPP, розділений платіж) — це спосіб оплати, за якого один рахунок ділиться на два потоки:
- сума нетто йде на звичайний розрахунковий рахунок продавця;
- сума VAT — на його спеціальний субрахунок VAT.
Технічно це одна платіжка в інтернет-банку: ви вказуєте суму брутто, суму податку й номер фактури, банк ділить платіж сам. Окремого переказу робити не треба.
Коли MPP обов’язковий
Дві умови мають виконуватися одночасно:
- Сума рахунку перевищує 15 000 zł брутто;
- У рахунку є хоча б одна позиція із załącznika 15 до ustawy o VAT.
Що в załączniku 15, укрупнено:
| Група | Приклади |
|---|---|
| Будівництво | будматеріали, будівельні та монтажні послуги |
| Метали | сталеві вироби, кольорові метали, брухт, відходи металів |
| Електроніка | процесори, комп’ютери, телефони, ігрові консолі, накопичувачі |
| Паливо і вугілля | бензин, дизель, кам’яне вугілля, кокс |
| Автомобільне | запчастини й аксесуари |
| Інше | послуги перероблення відходів, дорогоцінні метали, частина хімії |
Обов’язок двосторонній. Продавець зобов’язаний поставити на рахунку позначку «mechanizm podzielonej płatności», покупець зобов’язаний заплатити саме так. Санкції передбачені для обох сторін.
Добровільний MPP
Застосовувати механізм можна й там, де він не обов’язковий. Навіщо:
- захист від солідарної відповідальності за VAT контрагента;
- відсутність підвищеної ставки пені при недоплаті;
- аргумент добросовісності під час податкової перевірки.
Для угод із новими контрагентами добровільний MPP — дешева страховка.
Що можна робити з грошима на VAT-рахунку
Кошти не заморожені, але їхнє призначення обмежене. З VAT-рахунку можна платити VAT до бюджету, розраховуватися з контрагентами в режимі split payment, платити CIT, PIT, акциз, митні збори і внески ZUS.
Переказати гроші на звичайний рахунок можна лише з дозволу податкової: подається заява, строк розгляду до 60 днів. Відмовити можуть за наявності заборгованості.
Звідси практичний висновок: на VAT-рахунку накопичується ліквідність, якою ви не можете вільно розпоряджатися. Для бізнесу з великими оборотами за załącznikiem 15 це фактор планування грошового потоку, а не дрібна формальність.
Як це виглядає в реальній угоді
Ви купуєте будматеріали на 24 600 zł брутто, з них VAT 4 600 zł.
| Крок | Що робите |
|---|---|
| 1 | Перевіряєте контрагента і його рахунок у białej liście |
| 2 | Бачите на фактурі позначку MPP — товар із załącznika 15, сума понад 15 000 zł |
| 3 | В інтернет-банку обираєте платіж split payment |
| 4 | Вказуєте: брутто 24 600 zł, VAT 4 600 zł, номер фактури, NIP продавця |
| 5 | Банк ділить: 20 000 zł на розрахунковий рахунок, 4 600 zł на VAT-рахунок продавця |
| 6 | Зберігаєте підтвердження перевірки в реєстрі разом із платіжкою |
Санкції
| Порушення | Наслідок | Чи можна виправити |
|---|---|---|
| Платіж понад 15 000 zł на рахунок поза реєстром | витрата не приймається + солідарна відповідальність за VAT | так, ZAW-NR протягом 7 днів |
| Покупець не застосував обов’язковий MPP | додаткове податкове зобов’язання, витрата під загрозою | ні |
| Продавець не поставив позначку MPP на фактурі | додаткове зобов’язання продавця | коригуючою фактурою до платежу |
| Дроблення платежу заради обходу порога | податкова оцінює операції в сукупності | ні |
За платіж поза білою листою — витрата не приймається плюс солідарна відповідальність за VAT. Виправляється формою ZAW-NR протягом 7 днів.
За незастосування обов’язкового MPP покупцем — додаткове податкове зобов’язання, розмір прив’язаний до суми податку за рахунком, плюс витрата може бути не прийнята.
За відсутність позначки MPP на фактурі продавцем — теж додаткове зобов’язання, якщо покупець через це не застосував механізм.
За дроблення платежів заради обходу порога — податкова розглядає сукупність операцій, і обхід не спрацьовує.
П’ять частих помилок
Перевіряють NIP, але не номер рахунку. Контрагент чинний платник, а рахунок у фактурі новий або особистий, і його в реєстрі немає.
Перевіряють один раз і запам’ятовують. Реквізити змінюються. Перевірка потрібна перед кожним великим платежем.
Пропускають строк ZAW-NR. Сім днів від дати доручення, а не від моменту, коли помітили.
Шукають українського контрагента в białej liście й лякаються. Його там немає й бути не може — реєстр польський.
Не зберігають підтвердження перевірки. У спорі з податковою довести добросовісність нічим.
Що читати далі
- Після реєстрації фірми — як через NIP-8 рахунок потрапляє до реєстру
- NIP, REGON, KRS, PKD — усі реєстри й де що перевіряти
- Податки в Польщі — система цілком
- Рахунок у польському банку — щоб ваш рахунок потрапив до реєстру
- Банки Польщі — і чому фінтех не підходить як єдиний рахунок
- JPK_V7 і KSeF — як усе це потрапляє у звітність
Не впевнені, що ваш рахунок є в реєстрі або що ви правильно платите контрагентам? Перевіримо й налаштуємо процес.
Часті запитання
Що таке biała lista podatników VAT? Публічний реєстр платників VAT з їхніми банківськими рахунками. Перевіряється безкоштовно на podatki.gov.pl за NIP або номером рахунку.
Що буде, якщо оплатити на рахунок поза реєстром? За суми понад 15 000 zł витрату не приймуть і виникне солідарна відповідальність за VAT контрагента. Виправляється формою ZAW-NR протягом 7 днів.
Коли split payment обов’язковий? Коли одночасно: сума рахунку перевищує 15 000 zł брутто і в ньому є позиції із załącznika 15 до ustawy o VAT — будматеріали, метали, електроніка, паливо та інші.
Чому українського контрагента немає в białej liście? Тому що це реєстр польських платників VAT. Українська фірма не є польським платником, тому в реєстрі її немає й бути не може. У VIES її теж немає — це база країн ЄС.
Чи можна врахувати у витрати оплату українській фірмі? Так, за наявності документа й зв’язку з отриманням доходу. Правило білої листи до таких платежів не застосовується, але з’являються import usług і, за окремими послугами, податок у джерела.
Що можна робити з грошима на VAT-рахунку? Платити VAT, інші податки, митні збори і внески ZUS, а також розраховуватися з контрагентами в режимі split payment. Переказ на звичайний рахунок — лише з дозволу податкової.
Чи можна застосовувати MPP добровільно? Так, і це розумно з новими контрагентами: захищає від солідарної відповідальності й від підвищеної пені.
Чи треба перевіряти контрагента при кожній оплаті? При кожній на суму понад 15 000 zł. Реквізити змінюються, а відповідальність настає за фактом конкретного платежу.
Матеріал інформаційний. Перелік товарів із załącznika 15 і порогові суми перевіряйте на podatki.gov.pl на дату угоди. Актуально на вересень 2026 року.
