NIP — це податковий номер із 10 цифр, який вказують у кожній фактурі. REGON — статистичний номер із 9 цифр. KRS — судовий реєстр юридичних осіб і номер компанії в ньому. PKD — код виду діяльності. Ці чотири номери плутають найчастіше, і не той номер у фактурі означає, що контрагент не зможе врахувати оплату у витратах.
Тримайте довідник. І окремо про те, чого немає в жодному українському матеріалі: старі коди PKD 2007 діють лише до 31 грудня 2026 року.
Коротко
- NIP — 10 цифр, податкова, у кожній фактурі. REGON — 9 цифр, GUS, майже не потрібен.
- KRS — реєстр юридичних осіб, номер із 10 цифр. У підприємців (JDG) номера KRS немає — вони в CEIDG.
- PKD 2025 замінила PKD 2007. Фірми, що працювали до 01.01.2025, можуть використовувати старі коди до 31 грудня 2026 року.
- З 1 січня 2027 року GUS проведе автоматичну перекласифікацію за ключами переходу.
- PKD 2025 — це польський перехід, не український. Українська зміна КВЕД на NACE 2.1-UA — інша реформа.
- Зміна кодів PKD у CEIDG безкоштовна.
- CRBR — 14 днів з внесення до KRS, штраф до 1 000 000 zł.
Зміст
- Коротко
- Усі ідентифікатори разом
- NIP: податковий номер
- REGON: статистичний номер
- KRS: реєстр компаній
- CEIDG: реєстр підприємців
- PKD 2025: оновити до 31 грудня 2026
- PESEL: номер фізичної особи
- CRBR: реєстр бенефіціарів
- Що ще трапиться
- Де все перевірити безкоштовно
- Часті помилки
- Що читати далі
- Часті запитання
Усі ідентифікатори разом
| Що | Розшифровка | Хто присвоює | Формат | Навіщо |
|---|---|---|---|---|
| NIP | Numer Identyfikacji Podatkowej | Urząd Skarbowy | 10 цифр | податковий номер, у кожній фактурі |
| REGON | Rejestr Gospodarki Narodowej | GUS | 9 або 14 цифр | статистичний номер |
| KRS | Krajowy Rejestr Sądowy | суд | 10 цифр | реєстр компаній, лише для юросіб |
| CEIDG | Centralna Ewidencja i Informacja o DG | Міністерство економіки | номера немає | реєстр підприємців |
| PKD | Polska Klasyfikacja Działalności | класифікатор | 2 цифри, крапка, 2 цифри й літера | код виду діяльності |
| PESEL | номер фізичної особи | ґміна або MOS | 11 цифр | ідентифікатор людини |
| CRBR | реєстр бенефіціарів | Мінфін | номера немає | хто реально володіє компанією |
| VAT-UE | префікс PL до NIP | Urząd Skarbowy | PL + NIP | операції всередині ЄС |
NIP: податковий номер
NIP (Numer Identyfikacji Podatkowej) — це десятизначний податковий номер, який присвоює urząd skarbowy (податкова).
Де використовується: у кожній фактурі, у кожній декларації, у договорах, при реєстрації в ZUS, при відкритті рахунку.
Як отримати: при реєстрації компанії через S24 або KRS присвоюється автоматично, зазвичай за 1–3 робочі дні після внесення до реєстру. У підприємця — автоматично при реєстрації в CEIDG.
Як перевірити чужий NIP: безкоштовно через сервіс Wykaz podmiotów zarejestrowanych jako podatnicy VAT на podatki.gov.pl. Там же видно, чи чинний платник VAT.
NIP фізичної особи і NIP фірми — це різні речі
Плутанина в українській видачі повсюдна, тому розводимо прямо.
| NIP фізичної особи | NIP фірми | |
|---|---|---|
| Кому присвоюють | людині, яка веде діяльність або наймає працівників | компанії як юридичній особі |
| Найманому працівнику | не потрібен, ідентифікують за PESEL | — |
| Що стається при реєстрації JDG | ваш власний NIP стає NIP підприємця | — |
| При закритті діяльності | NIP лишається за вами назавжди | зникає разом з компанією |
| У фактурі | ваш особистий NIP як підприємця | NIP компанії |
Ключове: найманому працівнику NIP не потрібен, і отримувати його «про запас» не треба. Якщо ви колись відкриєте JDG, ваш NIP фізособи стане номером вашої діяльності — новий не видадуть.
Часта помилка з іншого боку: вказати у фактурі NIP без префікса PL при операції з контрагентом з іншої країни ЄС. Для операцій усередині ЄС потрібен формат PL1234567890.
REGON: статистичний номер
REGON — це дев’ятизначний статистичний номер (у філій — чотирнадцятизначний), який присвоює Головне статистичне управління GUS.
Практичного навантаження майже не несе: потрібен для звітності в статистику і зрідка запитується у формах. Багато підприємців за роки роботи згадують про нього двічі.
Чим відрізняється від NIP. NIP — податковий, REGON — статистичний. NIP питають усі, REGON — майже ніхто.
Де перевірити: у базі GUS через сервіс wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl. Пошук за назвою, NIP або KRS.
KRS: реєстр компаній
KRS (Krajowy Rejestr Sądowy) — це судовий реєстр, у якому записані всі юридичні особи: spółka z o.o. (спулка з о.о.), акціонерні товариства, фонди, товариства.
Індивідуальних підприємців у KRS немає — вони в CEIDG.
Номер KRS — десять цифр із провідними нулями, наприклад 0000123456. Виписку (odpis) можна завантажити безкоштовно на ekrs.ms.gov.pl.
Як читати виписку з KRS
Інструкції українською немає — лише польські. Розбираємо за розділами.
| Розділ виписки | Що там |
|---|---|
| Dział 1 | назва, форма, адреса (siedziba), номери NIP і REGON, статутний капітал, учасники та їхні частки |
| Dział 2 | правління (zarząd), спосіб представництва, прокура |
| Dział 3 | предмет діяльності — коди PKD, дані про звітність |
| Dział 4 | заборгованість, податкові та інші стягнення |
| Dział 5 | ревізор (kurator), якщо призначений |
| Dział 6 | ліквідація, банкрутство, поділ і злиття |
Найважливіший рядок для практики — sposób reprezentacji у розділі 2. Він визначає, хто має право підписувати за фірму.
Два типові формулювання:
- «każdy członek zarządu samodzielnie» — кожен член правління підписує сам;
- «dwóch członków zarządu łącznie» — потрібні підписи двох одночасно.
Другий варіант обирають «для безпеки», а потім кожен договір, кожну заяву до податкової й кожну форму до KRS доводиться підписувати вдвох. Якщо другий член правління за кордоном або без кваліфікованого підпису — компанія паралізована.
Prokura — це окремий вид представництва: довіреність, вписана в KRS. Прокурист має широкі повноваження підписувати за фірму, але не може продавати нерухомість і надавати субпрокуру. Prokura теж записана в розділі 2 і теж буває самостійною чи спільною.
Перевіряти партнера перед правочином — норма, а не підозріливість. Дивитися варто розділ 2 (хто підписує), розділ 4 (борги) і розділ 6 (банкрутство).
Будь-яка зміна — адреси, директора, назви, капіталу — реєструється в KRS протягом 7 днів. Прострочення загрожує штрафом. Реєстрацію змін у KRS ми робимо під ключ.
CEIDG: реєстр підприємців
CEIDG (Centralna Ewidencja i Informacja o Działalności Gospodarczej) — це реєстр фізичних осіб, які ведуть діяльність: ФОП (JDG).
Власного номера CEIDG не видає — ідентифікаторами служать NIP і REGON. Реєстрація безкоштовна й займає один день онлайн через biznes.gov.pl. Тут же призупиняють і закривають діяльність, змінюють адресу й коди PKD. Про сам процес — у статті про ФОП (JDG) у Польщі.
Як зрозуміти, де шукати контрагента: якщо це «Jan Kowalski Firma Handlowa» — CEIDG, якщо «Kowalski Sp. z o.o.» — KRS.
PKD 2025: оновити до 31 грудня 2026
Найактуальніший блок цієї статті, і водночас найпорожніша ніша української видачі.
Що сталося
PKD 2025 (Polska Klasyfikacja Działalności 2025) — це нова редакція польського класифікатора видів діяльності, що діє з 1 січня 2025 року. Вона замінила PKD 2007.
Формат лишився той самий: дві цифри, крапка, дві цифри й літера. Наприклад, 62.01.Z — розробка програмного забезпечення.
Кого і коли це стосується
| Хто ви | Що робити | Термін |
|---|---|---|
| Реєструєтеся зараз | одразу вказуєте коди PKD 2025 | — |
| Фірма працювала до 01.01.2025 | оновити коди на PKD 2025 | до 31 грудня 2026 |
| Подаєте будь-яку зміну запису раніше | коди оновлюються разом із нею | при поданні |
| Нічого не зробили до кінця 2026 | GUS перекласифікує автоматично | з 1 січня 2027 |
Автоматична перекласифікація з 1 січня 2027 року проводиться за офіційними ключами переходу PKD 2007 → PKD 2025, які публікує GUS. Звучить зручно, але має ризик: ключ переходу не завжди однозначний, і машина може підібрати не той код, який відповідає вашій реальній діяльності.
Чому це не дрібниця: код PKD визначає ставку ричалту, необхідність ліцензій, ставку внеску wypadkowego і ставлення банку при відкритті рахунку. Неправильний код після автоматичної заміни — це неправильна ставка податку.
Зміна кодів у CEIDG безкоштовна і подається онлайн. Для компаній у KRS зміна предмета діяльності — це реєстрація змін зі своїм митом.
PKD 2025 — це не український КВЕД
Розводимо одну з найпоширеніших плутанин. Пошуковий запит «нова класифікація PKD 2025 українською» змішує дві абсолютно різні реформи.
| Польща | Україна | |
|---|---|---|
| Що змінюється | PKD 2007 → PKD 2025 | КВЕД-2010 → NACE Rev. 2.1 (NACE 2.1-UA) |
| Кого стосується | польських фірм і ФОП (JDG) | українських підприємств і ФОП |
| Де подавати | CEIDG або KRS | українські реєстри |
| Термін для старих кодів | до 31.12.2026 | за українським графіком |
Якщо у вас польська фірма — вас стосується лише PKD 2025. Український перехід на NACE до польських реєстрів відношення не має, і навпаки. Якщо у вас є і польська фірма, і український ФОП — обидва переходи стосуються вас, але окремо й у різних реєстрах.
Розбір самих кодів і як обрати свій — у статті про коди PKD.
PESEL: номер фізичної особи
PESEL — це одинадцятизначний ідентифікатор людини, а не бізнесу. Перші шість цифр — дата народження, далі порядковий номер, стать і контрольна цифра.
PESEL потрібен для профілю зауфани, державних сервісів, лікаря, часто для банківського рахунку. Іноземцю його видають у ґміні за місцем проживання або, для українців зі статусом UKR, разом зі статусом.
Оформлення PESEL є в наших послугах.
CRBR: реєстр бенефіціарів
CRBR (Centralny Rejestr Beneficjentów Rzeczywistych) — це реєстр, до якого компанія повідомляє, хто нею реально володіє: фізична особа, а не ланцюжок юридичних осіб.
Заява подається протягом 14 днів після внесення до KRS і при кожній зміні. Підписується кваліфікованим підписом або профілем зауфани члена правління.
Штраф за неподання — до 1 000 000 zł. Частина українських джерел досі вказує строк 7 днів — це застарілі дані. Детальний розбір — у статті про перші 30 днів після реєстрації.
Що ще трапиться
Biała lista (білий список платників VAT) — реєстр банківських рахунків платників VAT. Якщо ви оплатили рахунок понад 15 000 zł на рахунок, якого немає в списку, ви не маєте права віднести оплату у витрати й відповідаєте солідарно за VAT контрагента. Механізм — у статті про split payment і білу листу.
KRZ (Krajowy Rejestr Zadłużonych) — реєстр боржників і банкрутств. Дивитися перед правочином обов’язково.
EORI — митний номер для імпорту й експорту. Без нього не пройде жодна поставка через кордон ЄС. Як отримати.
KSeF — національна система електронних фактур, обов’язкова поетапно з 2026 року. Деталі — у матеріалі про JPK і KSeF.
Де все перевірити безкоштовно
| Що потрібно | Де |
|---|---|
| Виписка з KRS | ekrs.ms.gov.pl |
| Дані підприємця | firma.gov.pl (CEIDG) |
| Статус платника VAT і рахунки | podatki.gov.pl, Wykaz podatników VAT |
| REGON і коди PKD | wyszukiwarkaregon.stat.gov.pl |
| Ключі переходу PKD 2007 → PKD 2025 | klasyfikacje.stat.gov.pl |
| Бенефіціари | crbr.podatki.gov.pl |
| Борги й банкрутства | krz.ms.gov.pl |
| Перевірка NIP у ЄС | VIES на сайті Єврокомісії |
Усі сервіси безкоштовні й не потребують реєстрації. П’ять хвилин на перевірку контрагента заощаджують місяці розбирань.
Часті помилки
Отримують NIP «про запас», працюючи за наймом. Найманого працівника ідентифікують за PESEL, NIP йому не потрібен.
Обирають спосіб представництва «двоє спільно» для безпеки. І потім не можуть підписати жодного документа, коли другий член правління за кордоном.
Плутають PKD 2025 з українським переходом на NACE. Це дві різні реформи в двох різних країнах.
Чекають автоматичної перекласифікації PKD. Ключ переходу неоднозначний, машина може підібрати код, який змінить вам ставку ричалту.
Перевіряють NIP контрагента, але не номер рахунку в białej liście. Контрагент чинний, а рахунок у фактурі новий або особистий.
Що читати далі
- Після реєстрації фірми — звідки беруться всі ці номери
- Split payment і біла листа — як читати реєстр рахунків
- Податки в Польщі — що далі робити з цими номерами
- ФОП (JDG) у Польщі — реєстрація підприємця
- Коди PKD — як обрати вид діяльності
- Рахунок у польському банку — куди вписують ці номери
Заплуталися, який номер де потрібен, або виявили розбіжність у реєстрах? Розберемося разом.
Часті запитання
Чим NIP відрізняється від REGON? NIP — податковий номер, його вимагають у фактурах, деклараціях і договорах. REGON — статистичний, потрібен переважно для звітності в GUS.
Що таке KRS простими словами? Державний реєстр юридичних осіб. У ньому записані всі spółki z o.o., акціонерні товариства й фонди: адреса, власники, директори, капітал. Виписка безкоштовна.
До якого числа треба змінити коди PKD? До 31 грудня 2026 року. З 1 січня 2027 GUS проведе автоматичну перекласифікацію за ключами переходу PKD 2007 → PKD 2025.
Чи те саме PKD 2025 і українські КВЕД? Ні. PKD 2025 — польська класифікація для польських фірм. Український перехід КВЕД-2010 на NACE 2.1-UA — окрема реформа, до польських реєстрів відношення не має.
Чи потрібен NIP найманому працівнику? Ні. Найманого працівника ідентифікують за PESEL. NIP отримують ті, хто веде діяльність або наймає працівників.
Як дізнатися, хто має право підписувати за фірму? З виписки KRS, розділ 2, рядок sposób reprezentacji. Там вказано, чи підписує кожен член правління самостійно, чи потрібні двоє спільно.
Що таке prokura? Довіреність, вписана в KRS. Прокурист підписує за фірму нарівні з правлінням, але не може продавати нерухомість і надавати субпрокуру.
Чи є KRS в індивідуального підприємця? Ні. Підприємці реєструються в CEIDG, а KRS існує лише для юридичних осіб.
Чи обов’язково подавати дані до CRBR? Так, для всіх компаній у KRS. Термін — 14 днів після внесення до KRS. Штраф за неподання сягає мільйона злотих.
Довідник актуальний на вересень 2026 року. Адреси державних сервісів і порядок отримання документів перевіряйте на biznes.gov.pl і klasyfikacje.stat.gov.pl.
