JPK_V7 — єдиний файл, що об’єднує декларацію з VAT і реєстр операцій; подається до 25-го числа місяця, наступного за звітним. KSeF — державна система електронних фактур: з 1 лютого 2026 приймати e-фактури зобов’язані всі, виставляти — компанії з оборотом понад 200 млн zł, з 1 квітня 2026 — решта.
2026 рік розділив життя польського бізнесу на до і після. З 1 лютого всі зобов’язані приймати рахунки-фактури через державну систему KSeF, з 1 квітня більшість — їх через неї ж виставляти.
Паперова фактура і PDF електронною поштою відходять у минуле. Розбираємося, як тепер влаштована звітність.
Коротко
- JPK_V7 подається до 25-го числа місяця, наступного за звітним.
- У варіанті V7K декларація й сплата поквартально, але реєстр операцій усе одно подається щомісяця.
- KSeF: приймання для всіх з 01.02.2026, виставлення з 01.02 для великих і з 01.04 для решти.
- Найдрібніші отримали відстрочку з виставлення до 1 січня 2027 року.
- Доступ до KSeF можливий і без PESEL — кваліфікованим підписом або печаткою компанії.
- Анулювати фактуру в KSeF не можна — лише коригувальна, і вона теж проходить через систему.
Дві системи, які часто плутають
JPK_V7 — це звіт до податкової: що ви продали і купили за період, скільки VAT нарахували і прийняли до відрахування. Подається раз на місяць.
KSeF — це спосіб виставлення рахунків-фактур. Не звіт, а канал, через який документ створюється і передається контрагенту.
Одне не замінює інше: JPK_V7 залишається, KSeF додається. Але дані з KSeF потрапляють до податкової напряму, і це змінює саму природу контролю — розбіжності тепер видно системі автоматично.
Якщо шукаєте аналогію з українською практикою — її немає. Податкова накладна в Україні реєструється в ЄРПН, але KSeF — це не реєстр, а сам канал видачі документа: фактура народжується в системі, і поза нею її просто не існує.
JPK_V7: що це і коли подавати
Єдиний файл, який об’єднав декларацію з VAT і реєстр операцій. До 2020 року це були два документи, тепер один.
Що всередині:
- реєстр продажів: усі виставлені фактури з розбивкою за ставками;
- реєстр покупок: вхідні фактури і суми VAT до відрахування;
- декларативна частина: підсумковий розрахунок податку до сплати або повернення;
- спеціальні позначення: коди груп товарів (GTU), процедури (наприклад, MPP для split payment), типи документів.
Два варіанти:
| JPK_V7M | JPK_V7K | |
|---|---|---|
| Кому | усім за замовчуванням | małym podatnikom за заявою |
| Реєстр операцій | щомісяця | щомісяця |
| Декларативна частина | щомісяця | раз на квартал |
| Сплата податку | щомісяця | щоквартально |
Зверніть увагу: навіть на квартальному варіанті реєстр подається щомісяця. Економія лише на декларації та платежах.
Строк — до 25-го числа місяця, наступного за звітним. Випадає на вихідний — переноситься на найближчий робочий день.
Як подати: через бухгалтерську програму з інтеграцією, через безкоштовний клієнт Міністерства фінансів або через e-Urząd Skarbowy. Підписується профілем зауфаним, кваліфікованим підписом або авторизаційними даними.
Що таке VAT і хто зобов’язаний реєструватися — у послузі з VAT.
KSeF: графік упровадження
Krajowy System e-Faktur — державна платформа для виставлення й отримання структурованих рахунків-фактур.
| Дата | Що відбувається |
|---|---|
| 1 лютого 2026 | усі зобов’язані приймати e-фактури через KSeF; виставляти зобов’язані компанії з оборотом понад 200 млн zł за 2024 рік |
| 1 квітня 2026 | виставляти зобов’язані решта підприємців |
| 1 січня 2027 | закінчується відстрочка для найдрібніших: тих, у кого окрема фактура не перевищує 450 zł, а місячна сума — 10 000 zł |
Ключовий момент, який пропускають: обов’язок приймати настав для всіх одразу, з лютого. Навіть якщо ви самі ще не виставляєте через KSeF, ваші контрагенти вже можуть надіслати документ туди, і ви зобов’язані його звідти забрати.
Як працює e-фактура
Принципова відмінність від звичного рахунку.
- Ви формуєте фактуру у своїй програмі у структурованому форматі XML.
- Програма надсилає її до KSeF.
- Система присвоює документу номер KSeF і фіксує дату.
- Контрагент забирає фактуру із системи — не поштою, а прямо звідти.
Дата виставлення тепер визначається моментом присвоєння номера KSeF, а не тим, коли ви натиснули «надіслати» в пошті. Це впливає на момент виникнення податкового обов’язку.
Фактура стає доступною податковій одразу. Дані потрапляють до неї автоматично.
Зберігання забезпечує система: 10 років, без вашої участі. Окремий архів фактур більше не потрібен.
Формат. Актуальну структуру і схему перевіряйте на ksef.podatki.gov.pl — вона оновлюється.
Фактури для контрагентів з України та інших країн
Питання, яке виникає в кожного, хто працює на закордонного замовника.
Фактура для іноземного контрагента теж проходить через KSeF, якщо ви польський платник під обов’язком. Але контрагент в Україні доступу до системи не має і забрати документ звідти не може.
Що з цього випливає на практиці:
| Крок | Що робите |
|---|---|
| Виставлення | формуєте фактуру у програмі, вона йде в KSeF і отримує номер |
| Передання клієнту | надсилаєте йому візуалізацію — PDF або роздруківку з номером KSeF |
| Підтвердження | номер KSeF на візуалізації і є підтвердженням, що документ офіційний |
| Оплата | реквізити і призначення платежу — як завжди, KSeF на це не впливає |
Тобто для українського замовника нічого не змінюється: він, як і раніше, отримує PDF. Змінюється те, звідки цей PDF береться і що на ньому з’являється номер KSeF.
Другий бік: вхідні документи від українських постачальників у KSeF не потрапляють — український контрагент до системи не підключений. Такі документи обробляються поза системою, за загальними правилами обліку імпорту послуг чи товарів.
Доступ до KSeF, якщо PESEL немає
Окремий блок, бо він рятує тим, хто ще не отримав PESEL або керує компанією дистанційно.
| Хто входить | Чим |
|---|---|
| Фізична особа з PESEL | профіль зауфаний, кваліфікований підпис, токен, сертифікат KSeF |
| Фізична особа без PESEL | кваліфікований підпис від постачальника з ЄС, токен, сертифікат KSeF |
| Компанія | кваліфікована печатка (окремий сертифікат на організацію), токен, сертифікат KSeF |
| Якщо печатки немає | первинні повноваження оформлюються паперовою формою ZAW-FA |
Український КЕП і Дія.Підпис тут, як і в решті польських систем, не приймаються. Докладно про це — у статті про підписання документів.
Строки, які варто тримати в голові: сертифікати KSeF видаються з 1 листопада 2025 року і працюють з 1 лютого 2026, а токени діють до 31 грудня 2026 року — далі лише сертифікати.
Що робити бізнесу
Перевірте, що ваша бухгалтерська програма вміє KSeF. Усі великі польські сервіси інтеграцію додали. Якщо ведете облік у таблицях — доведеться переходити на програму або працювати через безкоштовний клієнт Мінфіну.
Налаштуйте доступи. У KSeF є ролі: власник, бухгалтер, працівник з обмеженими правами. Бухгалтерському бюро треба видати доступ окремо.
Перевірте контрагентів. Домовтеся, хто і коли переходить: якщо партнер уже виставляє через KSeF, а ви не забираєте документи, ви просто не побачите фактуру.
Оновіть договори. Пункт про порядок обміну документами варто привести у відповідність: «фактури надсилаються електронною поштою» більше не відображає реальність.
Перевірте, що в підписанта є доступ. Профіль зауфаний або кваліфікований підпис — як їх отримати.
Що робити при помилці
| Де помилка | Як виправляється | Строк |
|---|---|---|
| У JPK_V7 | коригування — той самий файл з ознакою коригування | строку немає, але що раніше, то краще |
| У JPK_V7 з недоплатою | коригування плюс czynny żal | до того, як помилку знайде податкова |
| У фактурі, що пройшла через KSeF | лише фактура-коригування, теж через KSeF | анулювати документ не можна |
| Фактуру виставлено не через KSeF за наявності обов’язку | окремі санкції, прив’язані до суми документа | — |
У JPK_V7. Подається коригування — той самий файл із виправленими даними й ознакою коригування. Строку для добровільного виправлення немає, але що раніше, то менше питань.
Якщо помилка призвела до недоплати, разом із коригуванням варто подати czynny żal — повідомлення про добровільне розкриття порушення. Воно звільняє від відповідальності за податковим кримінальним кодексом, якщо подане до того, як податкова виявила помилку сама.
У фактурі, виставленій через KSeF. Видалити документ із системи не можна. Виправлення — лише фактурою-коригуванням (faktura korygująca), теж через KSeF.
Це важлива зміна практики: раніше помилковий документ можна було анулювати за домовленістю з контрагентом. Тепер кожна помилка залишає слід і потребує окремого коригувального документа.
Штрафи
За несвоєчасне подання JPK_V7 і за помилки в ньому передбачено відповідальність за kodeksem karnym skarbowym — як за податкове правопорушення, розмір залежить від тяжкості й від того, чи була недоплата.
За порушення, пов’язані з KSeF — невиставлення фактури через систему за наявності обов’язку — законом передбачено окремі санкції, прив’язані до суми документа.
Практична порада одна: не тягніть із поданням і не ігноруйте повідомлення з e-Urzędu Skarbowego. Більшість проблем вирішується на етапі, поки це ще питання, а не провадження.
Часті помилки
Думають, що на квартальному JPK_V7K реєстр теж квартальний. Ні, реєстр щомісяця.
Не забирають фактури з KSeF. Обов’язок приймати настав із лютого для всіх. Не забрали — не прийняли VAT до відрахування вчасно.
Забувають про коди GTU. Окремі групи товарів потребують спеціального маркування в реєстрі. Відсутність коду — помилка у файлі.
Не надсилають візуалізацію закордонному клієнту. Український замовник не має доступу до KSeF і без PDF не побачить документ узагалі.
Намагаються анулювати фактуру в KSeF. Неможливо. Лише коригування.
Не видають доступ бухгалтеру. Бюро не бачить документів, звітність зупиняється.
Ведуть облік у таблиці. З KSeF це перестало працювати: потрібен структурований XML та інтеграція із системою.
Ведення VAT-звітності і взяття на облік ми беремо на себе — подивіться умови.
Читайте далі
- VAT у Польщі — ставки, ліміт 240 000 zł, реєстрація
- Податки в Польщі — уся система загалом
- CIT у Польщі — податок на прибуток компанії
- Як підписати документ у Польщі — чим підписувати звітність
- Після реєстрації компанії — чек-лист першого місяця
- Імпорт товарів до Польщі — якщо возите товари через кордон ЄС
Часті запитання
Що таке JPK_V7? Єдиний файл, що об’єднує декларацію з VAT і реєстр операцій. Подається до 25-го числа місяця, наступного за звітним.
Чим JPK_V7M відрізняється від JPK_V7K? У варіанті V7K декларативна частина і сплата податку — раз на квартал, але реєстр операцій усе одно подається щомісяця. Доступний małym podatnikom за заявою.
З якого числа KSeF обов’язковий? З 1 лютого 2026 року всі зобов’язані приймати e-фактури, а виставляти — компанії з оборотом понад 200 млн zł. З 1 квітня 2026 виставляти зобов’язані решта, крім найдрібніших, у яких відстрочка до 1 січня 2027.
Як виставити фактуру клієнту в Україні? Документ так само проходить через KSeF, а клієнту надсилається візуалізація — PDF із номером KSeF. Доступу до системи в українського контрагента немає.
Чи можна користуватися KSeF без PESEL? Так. Фізична особа входить кваліфікованим підписом від постачальника з ЄС, токеном або сертифікатом KSeF, компанія — кваліфікованою печаткою.
Чи можна анулювати фактуру в KSeF? Ні. Помилку виправляють лише коригувальною фактурою, яка теж проходить через систему.
Що таке czynny żal? Добровільне повідомлення податкової про вчинене порушення. Звільняє від відповідальності, якщо подане до того, як порушення виявила сама податкова.
Чи потрібно зберігати фактури окремо? Документи, що пройшли через KSeF, зберігає сама система протягом 10 років. Окремий архів для них не потрібен.
Як подати JPK_V7? Через бухгалтерську програму з інтеграцією, безкоштовний клієнт Міністерства фінансів або e-Urząd Skarbowy. Підпис — профіль зауфаний або кваліфікований підпис.
Графік упровадження KSeF і технічні вимоги змінюються. Актуальну інформацію перевіряйте на ksef.podatki.gov.pl і podatki.gov.pl. Матеріал актуальний на вересень 2026 року.
