Sprawozdanie finansowe spółki z o.o. (спулка з о.о.) складають протягом 3 місяців від дати балансу, затверджують на зборах учасників протягом 6 місяців і подають до KRS протягом 15 днів після затвердження — для календарного року це 31 березня, 30 червня і 15 липня. Безкоштовне подання через RDF доступне, лише якщо в KRS вписаний підписант із розкритим PESEL.
Остання умова — стіна для українського власника. Польські інструкції про неї мовчать: у поляка PESEL є за замовчуванням.
Сценарій повторюється щороку: 14 липня бухгалтер повідомляє, що безкоштовно подати не вийде. Звітність — центральна точка календаря обов’язків spółki z o.o.; нижче — увесь шлях і окремий розділ для правління з громадян України.
Коротко
- Три строки: 31 березня — скласти, 30 червня — затвердити, 15 днів після затвердження — подати до KRS.
- Безкоштовне подання в RDF потребує підписанта, вписаного до KRS із розкритим PESEL.
- Платне подання через PRS коштує 40 zł (вересень 2026); до скасування збору за MSiG було 140 zł.
- PESEL UKR — повноцінний номер PESEL: якщо він розкритий у KRS, безкоштовний шлях відкритий.
- Український КЕП і Дія.Підпис для RDF і PRS не підходять — потрібен європейський кваліфікований підпис або профіль зауфаний (profil zaufany).
- Рішення, підписані на папері в Україні, додають сканом, а оригінал надсилають до суду протягом 3 днів.
Зміст
- Коротко
- Що входить до комплекту звітності?
- Які три строки діють для звітності?
- Хто підписує фінансову звітність?
- Як подати звітність безкоштовно через RDF?
- Що робити, коли в правлінні лише громадяни України без PESEL?
- Які ще є варіанти без PESEL?
- Чи подає звітність призупинена компанія?
- Чому система відхиляє комплект?
- Часті помилки
- Коли потрібен фахівець?
- Читайте також
- Часті запитання
Що входить до комплекту звітності?
До KRS подається набір документів, а не один файл. Неповний комплект — найчастіша причина повернення.
| Документ | Обов’язковий | Хто підписує | Формат |
|---|---|---|---|
| Bilans, rachunek zysków i strat, informacja dodatkowa | так | правління і особа, що веде книги | структурований XML |
| Uchwała про затвердження звітності | так | голова зборів або єдиний учасник | електронний документ або скан |
| Uchwała про прибуток або покриття збитку | так | голова зборів | електронний документ або скан |
| Sprawozdanie z działalności | якщо учасники не вирішили його не складати | правління | електронний документ |
| Sprawozdanie biegłego rewidenta | якщо звітність підлягає аудиту | аудитор | електронний документ |
Фінансова звітність подається в структурованому форматі XML за схемою Міністерства фінансів Польщі. Файл, сформований неправильно, система відхиляє.
Коли звіт правління можна не складати — у статті про sprawozdanie z działalności.
Які три строки діють для звітності?
| Строк | Що відбувається | Норма |
|---|---|---|
| 3 місяці від дати балансу | правління складає і підписує звітність | art. 52 ustawy o rachunkowości |
| 6 місяців від дати балансу | збори учасників затверджують звітність | art. 231 § 1 KSH |
| 15 днів від дати затвердження | комплект подається до KRS | art. 69 ustawy o rachunkowości |
Подвійне подання. Якщо звітність не затвердили за шість місяців, комплект подають двічі: вперше — протягом 15 днів після спливу шестимісячного строку, із незатвердженою звітністю; вдруге — протягом 15 днів після фактичного затвердження.
Розрахунок. Збори не відбулися до 30 червня 2027 року. Незатверджена звітність подається до 15 липня. Збори пройшли 10 вересня — повторне подання до 25 вересня 2027 року.
Хто підписує фінансову звітність?
Фінансову звітність підписують дві сторони: особа, якій доручено ведення бухгалтерських книг, і керівник одиниці — усі члени правління.
У багатоосібному правлінні діє спрощення art. 52 ustawy o rachunkowości: звітність підписує щонайменше один член правління, а решта подають oświadczenia про те, що звітність відповідає вимогам закону. Відмова оформлюється письмово з обґрунтуванням.
Заяви подаються електронно — кваліфікованим підписом, профілем зауфаним або підписом e-dowodu — чи на папері з електронною копією.
Як подати звітність безкоштовно через RDF?
Repozytorium Dokumentów Finansowych (RDF) — репозиторій фінансових документів при KRS, подання до нього безкоштовне. Нова версія RDF працює з 23 лютого 2026 року.
- Підписант відкриває модуль безкоштовного подання на prs.ms.gov.pl.
- Підписант входить кваліфікованим підписом або профілем зауфаним.
- Підписант вказує номер KRS компанії, а система звіряє його PESEL із даними реєстру.
- Підписант обирає звітний період і вказує дату затвердження звітності.
- Підписант завантажує файли комплекту і підписує заяву.
- Підписант надсилає заяву і зберігає підтвердження.
Безкоштовно подають особи, вписані до KRS і уповноважені представляти компанію: члени правління, прокуренти, ліквідатори. За даними на 2026 рік, до безкоштовного подання допущені також адвокати і radcowie prawni як представники (art. 19e ust. 3a ustawy o KRS).
Документи в RDF публічні: будь-хто бачить звітність через пошук на ekrs.ms.gov.pl.
Що робити, коли в правлінні лише громадяни України без PESEL?
Цей розділ — для типової конфігурації: один або два члени правління живуть в Україні, польського PESEL немає, а польська звітність має бути подана до 15 липня.
| Ситуація члена правління | Чи відкритий безкоштовний шлях | Що робити |
|---|---|---|
| Має PESEL UKR, розкритий у KRS | так | подати через RDF |
| Має PESEL UKR, але в KRS його немає | ні | заява до KRS про зміну даних, 250 zł |
| Статус змінився з UKR на NUE | номер PESEL зберігається | розкрити номер у KRS |
| PESEL немає взагалі | ні | платне подання 40 zł або прокурент |
| Підписує лише українським КЕП | ні | оформити європейський кваліфікований підпис |
PESEL UKR — це PESEL. Номер, отриманий за спецзаконом, — повноцінний номер PESEL. Якщо його розкрити в KRS, член правління може подавати звітність через RDF безкоштовно. Статус у реєстрі PESEL змінюється (UKR, NUE), але сам номер лишається.
Підпис. Український КЕП і Дія.Підпис польськими системами не приймаються: Україна не входить до довіреного списку ЄС. Кваліфікований підпис від європейського постачальника оформлюється за паспортом, без PESEL. Докладно — у статті про електронні підписи.
Рішення, підписані в Україні на папері. Uchwały можна підписати власноруч і надіслати скан. Тоді оригінал треба відправити до реєстрового суду протягом 3 днів від подання (art. 694⁴ § 2³ Kodeksu postępowania cywilnego). Скан, засвідчений адвокатом або radcą prawnym, оригіналу не потребує.
Розрахунок. Компанія десять років подає звітність платно — це 400 zł мита. Розкрити PESEL UKR члена правління в KRS коштує 250 zł один раз.
Witalij Kokorin, засновник napolshu.com: „У багатьох наших українських клієнтів PESEL UKR є з 2022 року, але в KRS його ніхто не вписав. Одна заява — і звітність подається безкоштовно вже наступного липня”.
Які ще є варіанти без PESEL?
| Варіант | Вартість | Строк | Коли підходить |
|---|---|---|---|
| Платне подання через PRS | 40 zł | того ж дня | строк горить |
| Прокурент із PESEL у Польщі | призначення прокури 250 zł | 1–2 тижні | потрібен постійний представник |
| Професійний представник | за договором | залежить від виконавця | разове рішення |
| Отримати PESEL і розкрити в KRS | 250 zł за зміну в KRS | тижні | компанія працює надовго |
Висновок: якщо до строку менше тижня, реально працюють лише платне подання або представник.
Платне подання. Комплект подається заявою за формою KRS-Z30 через Portal Rejestrów Sądowych (PRS). Мито — 40 zł; до скасування збору за публікацію в Monitor Sądowy i Gospodarczy (MSiG) 29 листопада 2025 року було 140 zł.
Прокурент. Людина з PESEL у Польщі стає прокурентом і подає звітність безкоштовно — див. статтю про прокурента і порядок призначення. Як отримати PESEL — на сторінці послуги.
Чи подає звітність призупинена компанія?
Призупинена spółka звільняється від закриття книг і складання звітності лише за трьох умов одночасно (art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości):
- діяльність була призупинена весь звітний рік;
- амортизація не нараховувалася;
- не було жодної події з майновими чи фінансовими наслідками.
Банківська комісія чи податок на нерухомість — уже подія. У нашій практиці звільнення застосовується рідко: у більшості «сплячих» компаній є хоча б плата за рахунок.
Чому система відхиляє комплект?
| Причина | Як виглядає | Що робити |
|---|---|---|
| Файл не в структурованому форматі | система не приймає завантаження | сформувати XML за схемою |
| Підписант без PESEL у KRS | RDF не знаходить підписанта | платне подання або розкрити PESEL |
| Немає рішення про затвердження | комплект неповний | оформити uchwałę |
| Хибна дата затвердження | помилка валідації | звірити з протоколом зборів |
| Від’єднаний підпис без файлу підпису | документ не проходить перевірку | додати обидва файли |
Часті помилки
| Помилка | Наслідок |
|---|---|
| Перевіряють наявність PESEL у липні | безкоштовний шлях закритий |
| Підписують українським КЕП | система не приймає підпис |
| Надсилають скан рішення без оригіналу | суд вимагає документ, подання затягується |
| Вважають, що призупинення звільняє | прострочення після першого ж платежу за рахунок |
| Орієнтуються на мито 140 zł | переплата через застарілі дані |
PESEL у липні. Розкриття PESEL у KRS — окрема заява про зміну даних. Перевіряти це треба в січні.
Український КЕП. Польські системи приймають лише підписи з довіреного списку ЄС.
Скан без оригіналу. Оригінал паперового рішення надсилають до суду протягом 3 днів — з України це реально лише кур’єром, тож відправку плануйте заздалегідь.
Призупинення. Звільнення діє лише за трьох умов art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości.
Старе мито. Після скасування збору за MSiG платне подання коштує 40 zł.
Коли потрібен фахівець?
- правління в Україні, і ні в кого немає PESEL у KRS;
- строк близько, а підпису, який приймає польська система, немає;
- звітність за минулі роки не подана;
- рішення підписані на папері, і оригінали треба доставити до суду.
napolshu.com подає звітність за компанії з українським правлінням — зокрема тоді, коли PESEL немає ні в кого. Подивіться умови.
Читайте також
- Звітність прострочена — що робити, якщо строк минув
- Річні збори учасників — як затвердити звітність
- Правління spółki — член правління — громадянин України
- Прибуток і збиток spółki — рішення про результат року
- Профіль зауфаний для українців — як його отримати
Часті запитання
Termin złożenia sprawozdania do KRS: який строк? Sprawozdanie finansowe подається до KRS протягом 15 днів від дати затвердження зборами учасників (art. 69 ustawy o rachunkowości). Для календарного року при затвердженні 30 червня крайній строк — 15 липня. Незатверджену за шість місяців звітність подають двічі. Для нестандартного звітного року строки рахуються від дати балансу.
Jak złożyć sprawozdanie finansowe do KRS bezpłatnie? Безкоштовно звітність подається через RDF на prs.ms.gov.pl. Підписант має бути вписаний до KRS із розкритим PESEL і мати право представляти компанію: член правління, прокурент, ліквідатор. Вхід і підпис — кваліфікованим підписом або профілем зауфаним. Подання одразу зберігається в репозиторії і стає публічним.
Чи підходить PESEL UKR для безкоштовного подання звітності? Так. PESEL, отриманий за спецзаконом, — повноцінний номер PESEL. Якщо його розкрити в KRS заявою про зміну даних члена правління, безкоштовне подання через RDF відкривається. Зміна статусу з UKR на NUE сам номер не змінює, тож перевідкривати нічого не треба.
Чи можна підписати звітність Дія.Підписом або українським КЕП? Ні. Польські системи приймають лише підписи постачальників із довіреного списку ЄС, а український КЕП до нього не входить. Члену правління з України потрібен кваліфікований підпис європейського постачальника, який оформлюється за паспортом і без PESEL. Альтернатива — профіль зауфаний, якщо в члена правління є PESEL.
Що робити, якщо ні в кого в правлінні немає PESEL? Варіантів чотири: розкрити в KRS PESEL UKR або отриманий PESEL, подати звітність платно через PRS за 40 zł, призначити прокурента з PESEL у Польщі або подати через професійного представника. Якщо до строку менше тижня, реально працюють лише платне подання і представник.
Як надіслати рішення, підписане в Україні на папері? Рішення додають до заяви в KRS сканом, а оригінал надсилають до реєстрового суду протягом 3 днів від подання (art. 694⁴ § 2³ Kodeksu postępowania cywilnego). Скан, засвідчений адвокатом або radcą prawnym, оригіналу не потребує. З України оригінал реально доставити за 3 дні лише кур’єром, тож відправку плануйте заздалегідь.
Kto podpisuje sprawozdanie finansowe? Звітність підписують особа, яка веде бухгалтерські книги, і всі члени правління. У багатоосібному правлінні достатньо підпису одного члена, якщо решта подали заяви про відповідність звітності закону (art. 52 ustawy o rachunkowości). Відмова оформлюється письмово з обґрунтуванням. Заяви можна подати електронно або на папері.
Чи подає звітність призупинена spółka? Так, крім одного випадку: діяльність була призупинена весь звітний рік, амортизація не нараховувалася і не було подій із майновими чи фінансовими наслідками (art. 12 ust. 3b ustawy o rachunkowości). Навіть банківська комісія за рахунок уже вважається такою подією. Нульова звітність подається в загальному порядку.
Матеріал інформаційний і не замінює юридичної консультації. Актуально на вересень 2026 року: порядок подання і мито звірено з prs.ms.gov.pl та оглядами правил 2026 року.
